AZƏRBAYCAN RESPUBLİKASININ HÜQUQİ AKTLARIN DÖVLƏT REYESTRİ
 

 

 

Aktın növü

AZƏRBAYCAN RESPUBLİKASI MİLLİ ARXİV İDARƏSİNİN QƏRARI

Qəbul edildiyi tarix

12.06.2017

Qeydiyyat nömrəsi

5

Adı

Dövlət və bələdiyyə orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrdə arxiv işinin təşkilinə dair Təlimatın təsdiq edilməsi haqqında

Rəsmi dərc edildiyi mənbə

 

Qüvvəyə minmə tarixi

22.06.2017

Azərbaycan Respublikasının Vahid hüquqi təsnifatı üzrə indeks kodu

010.230.000

Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinin qeydiyyat nömrəsi

15201706120005

Hüquqi aktın Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinə daxil edildiyi tarix

21.06.2017

 

 

Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2003-cü il 27 sentyabr tarixli 934 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi haqqında” Əsasnamənin 9.3-cü və 15-ci bəndlərini rəhbər tutaraq,

 

KOLLEGİYA QƏRARA ALIR:

 

1. “Dövlət və bələdiyyə orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrdə arxiv işinin təşkilinə dair Təlimat” təsdiq edilsin (əlavə olunur).

2. İdarənin komplektləşdirmə, idarə arxivləri və kargüzarlıq şöbəsi bu Qərarın üç gün müddətində Azərbaycan Respublikasının Hüquqi Aktların Dövlət Reyestrinə daxil edilməsi üçün Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyinə təqdim olunmasını təmin etsin.

3. Qərarın icrasına nəzarət rəis müavini Əsgər Rəsulova həvalə edilsin.

 

İdarənin rəisi

Ataxan Paşayev

 


 

 

Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi

Kollegiyasının 12 iyun 2017-ci il tarixli 5 nömrəli

qərarı ilə təsdiq edilmişdir.

 

Dövlət və bələdiyyə orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrdə

arxiv işinin təşkilinə dair

Təlimat

 

1. Ümumi müddəalar

 

1.1. Bu Təlimat “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun, həmin Qanunun tətbiqi barədə Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 1999-cu il 27 iyul tarixli 168 nömrəli Fərmanının icrasını təmin etmək məqsədi ilə Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2000-ci il 06 mart tarixli 32 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş normativ hüquqi aktların, “Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun (30 sentyabr 2015-ci il №1308-IVQ), “Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat”ın (27 sentyabr 2003-cü il tarixli 935 №-li Fərman), “Dövlət və bələdiyyə orqanlarında, dövlət və bələdiyyə mülkiyyətində olan və ya paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə və bələdiyyəyə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın aparılması Qaydası”nın (23 iyun 2016-cı il tarixli 950 №-li Fərman) və “Elektron sənədlərin mübadiləsi Qaydası”nın (Nazirlər Kabinetinin 2006-cı il 28 yanvar tarixli 27 №-li Qərarı) tələblərinə uyğun olaraq “Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi haqqında” Əsasnamənin 9.3-cü bəndini rəhbər tutaraq hazırlanmışdır.

 1.2. Təlimat dövlət və bələdiyyə orqanlarında, idarə, müəssisə və təşkilatlarda (bundan sonra-idarə) arxiv işinin təşkili, arxiv fondu sənədlərinin (dövlət sirri təşkil edən məxfi sənədlər istisna olmaqla) mühafizəsi, komplektləşdirilməsi, uçotu, istifadəsi və dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi qaydalarını müəyyən edir.

 

2. İdarə arxivi anlayışı və onun növləri

 

2.1. Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil olan arxiv sənədləri daimi mühafizə məqsədi ilə dövlət arxivlərinə təhvil verilənə qədər dövlət və bələdiyyə orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrdə yaradılan idarə arxivlərində müvəqqəti mühafizə olunur.

2.2. İdarə arxivi dedikdə bir idarənin, yaxud onun tərkibində olan təşkilatlar qrupunun fəaliyyəti nəticəsində yaranan arxiv sənədlərinin məcmusu olmaqla, sənədlərin mühafizəsini, komplektləşdirilməsini, uçotunu və istifadəsini həyata keçirən struktur bölmə başa düşülür.

İdarə arxivi sənədlərin həcmindən asılı olaraq müstəqil struktur bölmə kimi və yaxud idarənin kargüzarlıq xidmətinin tərkibində sənədlərin komplektləşdirilməsi, mühafizəsi, uçotu və istifadəsini həyata keçirən qurum kimi təşkil edilir.

2.3. İdarənin struktur bölməsi olaraq, arxiv mühafizəxana otaqları, lazımi inventar və avadanlıqlar, o cümlədən zəruri sayda işçi personalı ilə təmin edilir.

2.4. Arxiv idarənin səlahiyyət və funksiyalarına, sənədlərin tərkibinə müvafiq olaraq aşağıdakı struktura uyğun təşkil edilə bilər:

2.4.1. tabeliyində geniş təşkilatlar şəbəkəsi olan dövlət orqanlarının, idarələrin, səhmdar cəmiyyətlərin, şirkətlərin və onların tabeliyində olan təşkilatların sənədlərinin saxlanılması üçün - mərkəzi arxiv ;

2.4.2. yerləşdiyi ərazidən asılı olmayaraq vahid idarəetmə sisteminə aid olub konkret bir sahə üzrə fəaliyyət göstərən dövlət orqanlarının və onların tabeliyində olan qurumların sənədlərinin saxlanması üçün- sahə arxivi;

2.4.3. eyni növ fəaliyyətlə məşğul olub tabelik sisteminə görə bir-biri ilə əlaqəli olan iki və daha artıq idarənin sənədlərinin saxlanması üçün-birləşmiş arxiv;

2.4.4. bir idarənin struktur bölmələrinin və hüquqi varislik qaydasında ardıcıl olaraq bir-birini əvəz etmiş idarələrin sənədlərinin saxlanması üçün-idarə arxivi.

İdarə sənəd daşıyıcılarının növlərinə müvafiq olaraq elmi-texniki, kino, foto, fono, video və elektron sənədlərinin saxlanması üçün arxivlər yarada bilər.

2.5. Dövlət arxivinin komplektləşdirmə mənbəyi olan idarədə yaradılan arxivin vəzifə və funksiyaları həmin idarənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilmiş və müvafiq dövlət arxivi ilə razılaşdırılmış əsasnamə ilə tənzimlənir. Arxivin əsasnaməsinə onun vəzifə və funksiyaları, hüquqları, işin təşkili qaydaları, qəbul edilən sənədlərin tərkibi və digər məsələləri ehtiva edən müddəalar daxil edilir.

2.6. Azərbaycan Respublikasının dövlət arxiv xidməti təşkilatları öz səlahiyyətləri çərçivəsində komplektləşdirmə mənbələri olan idarələrdə yaradılan arxivlərdə Milli arxiv fondu sənədlərinin formalaşdırılması, uçotu və mühafizəsi işinin müvafiq sahə üzrə qanunvericilik aktlarının tələblərinə uyğun təşkilinə elmi-metodiki rəhbərlik və nəzarət edir.

2.7. Dövlət arxiv xidməti təşkilatları idarə arxivlərinə elmi-metodiki rəhbərliyi və nəzarəti idarələrdə yaranan Milli arxiv fondu sənədlərinin seçilməsi, dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsi, şəxsi heyət üzrə sənədlərin qaydaya salınması, onların mühafizəsi, ekspert komissiyaların işinin qarşılıqlı əlaqədə təşkili, MAF-a məxsus sənədlərin dövlət uçotunun aparılması, idarə arxivinin pasportunun tərtib edilməsi, arxiv işçilərinin ixtisaslarının artırılması və digər istiqamətlər üzrə həyata keçirir.

 

3. Arxiv fondu sənədlərinin təşkili

 

3.1. İdarənin fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin məcmusu onun sənəd fondunu təşkil edir. İdarənin sənəd fondu Azərbaycan Respublikasının kargüzarlıq və arxiv işi sahəsində qüvvədə olan normativ-hüquqi aktlarına, sənədlərin saxlanma müddətləri göstərilməklə nümunəvi və sahə siyahılarına, işlərin nomenklatur-siyahısına uyğun sənədlərin sistemləşdirilməsi və işlərin formalaşdırılması əsasında yaradılır.

3.2. İdarənin sənəd fondunun Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilən elmi, tarixi, hüquqi, mədəni, iqtisadi və əməli əhəmiyyətə malik olan (həmçinin şəxsi heyətə aid və uzun müddət (10 ildən artıq) saxlanılan sənədlər də daxil olmaqla) hissəsi onun arxiv fondunu təşkil edir və “Milli arxiv fondu haqqında” qanunla müəyyən olunmuş müddətlərdə idarənin arxivində saxlanılır.

Müvəqqəti saxlanma müddətli ( 10 ildən az) sənədlər saxlanma müddətləri başa çatanadək idarənin struktur bölmələrində saxlanılır və bu Təlimatın 8.10-cu- 8.14-cü bəndlərində müəyyən olunmuş qaydalara uyğun məhv edilmək üçün ayrılır.

3.3. Arxiv fondunun aşağıdakı növləri vardır:

3.3.1. idarənin arxiv fondu - bir idarənin arxiv fondu sənədlərinin məcmusu olaraq təşkil olunur;

3.3.2. birləşmiş arxiv fondu – iki və daha artıq idarəyə məxsus, məntiqi və tarixi cəhətdən bir-biri ilə bağlı olan arxiv fondu sənədlərinin məcmusundan təşkil edilir;

3.3.3. arxiv kolleksiyası - bir neçə əlamət üzrə ( mövzu, müəllif, növ) birləşdirilmiş müxtəlif mənşəli sənədlərin məcmusundan təşkil edilir;

3.3.4. şəxsi mənşəli arxiv fondu - bir şəxsin, ailənin, nəslin həyat və fəaliyyəti nəticəsində yaranan, hər hansı təşkilatın fəaliyyətində istifadə olunmayan sənədlərin məcmusundan təşkil edilir.

3.4. İdarənin arxiv fonduna fondtəşkiledən təşkilatın rəsmi adı və müvafiq arxivin fondlarının siyahısı üzrə nömrə verilir.

3.5. Sənədlər idarənin arxiv fonduna onların fond mənsubiyyətini müəyyənləşdirməklə daxil edilir. Arxiv sənədinin fond mənsubiyyəti onun ünvanı, qeydiyyat ştampı, dərkənarı, məzmunu və digər əlamətlər əsasında müəyyən edilir və aşağıdakı tələblər nəzərə alınır:

3.5.1. sənədlər daxil olduğu idarənin arxiv fonduna aid edilir;

3.5.2. göndərilən sənədlərin surətləri həmin sənədi hazırlayan idarənin arxiv fonduna aid edilir;

3.5.3. daxili dövriyyədə olan sənədlər onları hazırlayan idarənin arxiv fonduna aid edilir;

3.5.4. ardıcıl olaraq iki idarədə kargüzarlığı aparılmış iş, kargüzarlığı başa çatdırılmış idarənin arxiv fonduna aid edilir.

3.5.5. idarə ləğv edildikdə kargüzarlığı başa çatmış işlər ləğv edilmiş idarənin arxiv fonduna, kargüzarlığı davam edən işlər isə varis təşkilatın arxiv fonduna daxil edilir.

3.6. İdarənin arxiv sənədlərindən aşağıdakı hallarda vahid arxiv fondu yaradılır:

3.6.1. yenidən təşkil olunmuş, lakin əvvəlki və sonrakı fəaliyyətində, funksiyasında əsaslı dəyişiklik baş verməyən idarənin sənədlərindən;

3.6.2. fəaliyyət dairəsi dəyişdirilmiş, lakin tabeliyində, strukturunda, ştatlarında dəyişiklik baş verməyən idarənin sənədlərindən;

3.6.3. dövlət mülkiyyətindən qeyri-dövlət mülkiyyəti formasına keçmiş, lakin nizamnamə kapitalında dövlətin payı üstünlük təşkil edən idarənin sənədlərindən;

3.6.4. qarışıq mülkiyyət formasına malik olub, nizamnamə kapitalında dövlətin payı çox olan idarələrin sənədlərindən.

3.7. Arxiv fondunun təşkili zamanı aşağıdakı şərtlər nəzərə alınır:

3.7.1. Azərbaycan Respublikasının Konstitusiyasına əsasən yaradılan dövlət hakimiyyəti orqanlarının sənədlərindən yeni arxiv fondu yaradılır;

3.7.2. Azərbaycan Respublikasının icra hakimiyyəti, prokurorluq, məhkəmə və yerli özünüidarəetmə orqanlarının sənədlərindən müstəqil arxiv fondu yaradılır;

3.7.3. Azərbaycan SSR-nin və Azərbaycan Respublikasının dövlət orqanlarının sənədlərindən ayrı-ayrı arxiv fondları yaradılır və onların xronoloji sərhədləri müvafiq dövlət orqanının yaradılması, ləğvi, birləşdirilməsi, yenidən qurulması barədə verilmiş qanunvericilik aktı ilə müəyyən edilir;

3.7.4. ləğv edilmiş dövlət orqanının bazasında yaradılmış yeni dövlət qurumunun sənədlərindən yeni arxiv fondu yaradılır;

3.7.5. idarənin tabeliyi, fəaliyyət dairəsi, vəzifə və funksiyaları əsaslı surətdə dəyişdirməklə hüquqlarının genişləndirilməsi və ya məhdudlaşdırılması hallarında yeni arxiv fondu yaradılır.

3.7.6. idarədə fəaliyyət göstərən, lakin müstəqil ictimai qurum kimi qeydiyyata alınmış təşkilatın (həmkarlar, idman) arxiv sənədlərindən müstəqil arxiv fondu yaradılır. Daimi dövlət mühafizəsinə təhvil veriləndə bu cür fondlardan birləşmiş arxiv fondu yaradıla bilər.

3.8. Birləşmiş arxiv fondu tabeliyinə və fəaliyyət eyniliyinə malik idarələrin arxiv sənədlərindən, həmçinin hüquqi varis qaydasında ardıcıl olaraq bir-birini əvəz etmiş idarələrin arxiv fondlarından yaradılır. Arxiv fondları birləşdirildikdə işlərin və siyahıların yenidən sistemləşdirilməsi və şifrələnməsi aparılır. Birləşdirilmiş arxiv fonduna onun tərkibinə daxil edilmiş fondların ümumi adı verilir.

3.9. Sahibi tərəfindən saxlanılmaq üçün idarə arxivinə təhvil verilmiş şəxsi sənədlərdən şəxsi mənşəli arxiv fondu yaradılır. Şəxsi mənşəli sənədlərdən təşkil olunan arxiv fonduna sənədlərdə ictimai və yaradıcılıq fəaliyyəti barədə geniş məlumat verilmiş şəxsin adı verilir. Qohumluq, peşə, yaradıcılıq əlaqələrinə görə bir-birinə bağlı iki və daha artıq şəxsin arxiv sənədlərindən birləşmiş arxiv fondu yaradıla bilər.

3.10. Dağınıq halda arxivə qəbul edilmiş sənədlərin düzgün uçotunu aparmaq və onlardan səmərəli istifadə etmək məqsədilə arxiv kolleksiyası yaradılır.

3.11. Arxiv fondlarının xronoloji sərhədləri fondtəşkiledən idarənin yaradılması və ləğv edilməsi tarixləri ilə, birləşmiş arxiv fondunun onun tərkibində olan ilk yaradılmış və sonuncu ləğv edilmiş idarənin tarixi ilə, şəxsi mənşəli arxiv fondunun sahibinin doğum və ölüm tarixləri və arxiv kolleksiyasında isə kolleksiyaya daxil edilmiş sənədlərin ilk və son tarixləri ilə müəyyən edilir.

3.12. Arxiv fondu daxilində sənədlər sistemləşdirilmiş qaydada saxlanılır. Sənədlərin arxiv fondu daxilində sistemləşdirilmiş uçot vahidi hər hansı məsələyə aid sənəd və yaxud mənaca bağlı sənədlərin məcmusu olan işdir (bundan sonra- saxlama vahidi).

3.13. Saxlama vahidi sənədlərin uçotu, axtarılması və istifadəsini təmin edə biləcək qaydada tərtib olunur, arxiv fondu daxilində sistemləşdirilir və siyahıya daxil edilir. Saxlama vahidlərinin formalaşdırılması və sistemləşdirilməsi işlərin nomenklatur-siyahısına uyğun olaraq idarənin kargüzarlığında aparılır.

 

4. Saxlama vahidlərinin arxiv fondu daxilində sistemləşdirilməsi

 

4.1. Saxlama vahidlərinin arxiv fondu daxilində sistemləşdirilməsi aşağıdakı əlamətlər üzrə aparılır:

4.1.1. struktur (aid olduğu struktur bölmələr üzrə);

4.1.2. xronoloji (aid olduğu tarixlər və dövrlər üzrə);

4.1.3. funksional (idarənin fəaliyyət istiqamətləri nəzərə alınmaqla mövzu, məsələ üzrə);

4.1.4. nominal (sənəd növləri üzrə);

4.1.5. korrespondensiyalar üzrə (idarələr və şəxslərlə aparılmış yazışmalar üzrə);

4.1.6. coğrafi (inzibati ərazilər və ya yaşayış yerləri üzrə);

4.1.7. müəlliflik (sənədin müəllifləri üzrə);

4.2. Saxlama vahidlərinin fond daxilində sistemləşdirilməsi zamanı göstərilən əlamətlərdən daha məqsədə uyğun olanı seçilir və fondun arxiv siyahılarının hazırlanmasında tətbiq olunur.

4.3. Struktur və xronoloji əlamətlərin birləşməsi sənədlərin xronoloji-struktur və struktur-xronoloji əlamətlər üzrə sistemləşdirilməsinə imkan verir. Xronoloji-struktur sistemləşdirmə sxemi fəaliyyət göstərən və strukturu tez-tez dəyişmiş ləğv olunan idarələrin fondlarına tətbiq olunur. Bu növ sistemləşdirmədə saxlama vahidləri ilk olaraq fond daxilində illər və dövrlər üzrə, daha sonra il daxilində struktur bölmələr üzrə qruplaşdırılır. Struktur-xronoloji sistemləşdirmə sxemi stabil struktura malik idarələrin fondlarına tətbiq edilir. Bu sxem tətbiq olunduqda saxlama vahidləri əvvəlcə aid olduğu struktur bölmələr üzrə, daha sonra struktur bölmə daxilində illər üzrə xronoloji ardıcıllıqla qruplaşdırılır.

4.4. Xronoloji-funksional və ya funksional-xronoloji sistemləşdirmə sxemləri strukturu tez-tez dəyişən idarələrin fondları üçün tətbiq olunur. Xronoloji-funksional sxem üzrə sistemləşdirmədə işlər ilk olaraq illər üzrə xronoloji ardıcıllıqla, daha sonra il daxilində idarənin funksional fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq qruplaşdırılır. Funksional-xronoloji sxem üzrə sistemləşdirmə aparıldıqda isə işlər ilk olaraq funksional əlamətlər üzrə, daha sonra xronoloji ardıcıllıqla qruplaşdırılır.

4.5. Xronoloji-mövzu və ya mövzu-xronoloji sistemləşdirmə sxemi həcmcə kiçik fondlara tətbiq edilir. Saxlama vahidlərin mövzular üzrə sistemləşdirilməsi aparılır. Struktur bölmələri olmayan idarələrin fondları xronoloji-nominal və nominal-xronoloji sistemləşdirmə sxemləri üzrə qruplaşdırılır.

4.6. Birləşmiş arxiv fonduna daxil olan saxlama vahidlərinin sistemləşdirilməsi fondtəşkiledən təşkilatın idarəetmədə rolu, sənədlərin yaranma xronologiyası, təşkilatların əlifba sırası və digər əlamətlər üzrə aparılır. Arxiv kolleksiyalarının tərkibinə daxil olan saxlama vahidlərinin sistemləşdirmə sxemi həmin sənədlərin tərkibi və məzmununa uyğun seçilir.

4.7. Saxlama vahidlərinin arxiv siyahılarında sistemləşdirilməsi zamanı aşağıdakılar nəzərə alınır:

4.7.1. saxlama vahidi hansı ildə başlanıbsa həmin ilə, yaxud davam etdirmək üçün digər təşkilatdan daxil olduğu ilə aid edilir;

4.7.2. plan, hesabat, smeta və onlara aid materiallar tərtib olunma tarixlərindən asılı olmayaraq hansı illər üçün tərtib olunubsa həmin illərə aid edilir. Uzun müddətli planlar onun fəaliyyətinin ilk ilinə, bu illərə aid hesabatlar isə hesabat dövrünün sonuncu ilinə aid edilir;

4.7.3. bir struktur bölmədə açılmış və davam etdirmək üçün digər struktur bölməyə verilmiş iş başa çatdırıldığı struktur bölməyə aid edilir;

4.7.4. saxlama vahidinin il (dövr) daxilində yerləşdirilməsi ardıcıllığı, onun ilk və son tarixləri, aid olduğu struktur bölmənin əhəmiyyəti nəzərə alınmaqla müəyyən edilir;

4.7.5. saxlama vahidlərinin xronoloji ardıcıllığı gün, ay, il üzrə müəyyən olunur. Eyni tarixlə başlanan saxlama vahidlərinin ardıcıllığı onların son tarixləri ilə müəyyənləşdirilir və daha tez başa çatmış saxlama vahidi siyahıya daha əvvəl daxil edilir.

4.8. Şəxsi heyətə aid sənədlərə ayrıca siyahılar tərtib edilir və özünəməxsus qaydada sistemləşdirmə aparılır. İdarənin işçi personalının uçot-qeydiyyat sənədləri (şəxsi heyətə aid əmrlər, şəxsi uçot vərəqələri, şəxsi işlər, əmək müqavilələri, şəxsi hesablar, qeydiyyat kitabları və s.) şəxsi heyətə aid sənədlərin siyahılarına daxil edilir. Şəxsi heyətə aid sənədlər əsasən xronoloji əlamətlər üzrə sistemləşdirilir, böyük sayda işçi personalı olan idarələrdə struktur-xronoloji sxem tətbiq olunur. Şəxsi heyətə aid işlərin il daxilində sistemləşdirilməsi bu Təlimatın 11.17-ci- və 11.19-cu bəndlərində müəyyən olunmuş qaydalara uyğun aparılır.

 

5. Arxiv fondu sənədlərinin mühafizəsinin təşkili

 

5.1. İdarə arxivlərində sənədlərin mühafizəsi - onların qorunması üçün müvafiq norma və standartlara uyğun şəraitin yaradılması, məhv olunması və itirilməsinin qarşısının alınması, lazımi fiziki, kimyəvi və bakterioloji şəraitdə saxlanması kimi kompleks tədbirlərin həyata keçirilməsi ilə təmin edilir.

5.2. İdarə arxivində sənədlərin etibarlı mühafizəsi üçün həyata keçirilən kompleks tədbirlərə aşağıdakılar aiddir:

5.2.1. sənədlərin saxlanması üçün optimal şəraitin yaradılması;

5.2.2. sənədlərin mühafizəxanalarda yerləşdirilməsinin topoqrafik sxeminin hazırlanması;

5.2.3. sənədlərin arxivdən istifadəyə verilməsi qaydalarının müəyyən edilməsi;

5.2.4. sənədlərin mövcudluğu və vəziyyətinin yoxlanılması, onların uçotunun aparılması;

5.2.5. xüsusi əhəmiyyətli sənədlərin müəyyənləşdirilməsi və sığorta fondunun təşkili;

5.2.6. sənədlərin fiziki, kimyəvi və bakterioloji mühafizəsinin təmin olunması.

5.3. Sənədlərin saxlanması üçün optimal şəraitin yaradılması arxivə müvafiq tələblərə uyğun mühafizəxana otaqlarının ayrılması, mühafizəxanaların yanğın söndürən vasitələr və siqnalizasiya sistemləri ilə təchiz edilməsi, mühafizəxanalarda lazımi istilik-rütubət, işıq və sanitar-gigiyena rejiminin yaradılması, sənədlərin yerləşdirilməsi üçün xüsusi texniki avadanlıqlardan (qəfəslər, rəflər, seyflər, arxiv qutuları və s.) istifadə olunması ilə təmin edilir.

 5.4. İdarənin arxivi ayrıca tikilmiş binada və yaxud istehsalat sahəsindən kənarda yerləşən, yanğına qarşı davamlı materiallardan tikilmiş arxiv sənədlərinin saxlanması üçün texniki şərtlərə cavab verən uyğunlaşdırılmış binada yerləşdirilir. Binanın arxiv üçün uyğunlaşdırılması, onun müəyyən olunmuş qaydalara uyğun ekspertizadan keçirilməsindən sonra həyata keçirilir. Ekspertiza binanın texniki istismar, yanğından mühafizə, sanitar-epidemioloji dayanıqlılığı öyrənilməklə müvafiq dövlət orqanlarının nümayəndələrinin iştirakı ilə aparılır və nəticəsi aktla (ekspertiza rəyi) rəsmiləşdirilir. Arxivin binanın çardaq və ya zirzəmi hissəsində yerləşdirilməsinə icazə verilmir.

5.5. Arxivin mühafizəxana otaqlarından qaz, su, kanalizasiya və digər kommunikasiya xətlərinin keçməsi qadağan olunur. Onun əsas qapısı dəmirdən hazırlanır və ehtiyat çıxış üçün əlavə qapı qoyulur. Mühafizəxanadakı elektrik naqillər bağlı olmalı, elektrik paylayıcı qurğular, bölüşdürücü açarlar mühafizəxanadan kənarda quraşdırılır.

5.6. Mühafizəxanaların işıqlandırılması təbii və ya süni yola həyata keçirilir. Günəş şüaları ilə mühafizəxanaların işıqlandırılmasına icazə verilmir. Təbii işıqlandırma üçün istifadə edilən pəncərələrin şüşələri jalüzlə bağlanılır, yaxud rənglənilir. Süni işıqlandırma üçün bağlı plafonlu elektrik lampalardan istifadə edilir. Sənədlər məhdud səviyyədə işıqlandırılan mühafızəxanalarda saxlanılır.

5.7. Kondisioner quraşdırılmış mühafizəxanalarda sənəd növlərindən asılı olaraq optimal istilik-rütubət rejimi saxlanılır. Kağız əsaslı sənədlərə 17-19 dərəcə temperatur, 50-55% rütubət, ağ-qara lentlərə 15 dərəcə temperatur, 40-55% rütubət, rəngli lentlərə 2-5 dərəcə temperatur, 40-55% rütubət, maqnit lentlərə və elektron sənəd daşıyıcılarına 15-20 dərəcə temperatur, 50-65% rütubət rejimi yaradılır. Hava və rütubət rejiminin kəskin dəyişdirilməsinə icazə verilmir. Mühafizəxanada temperatur və rütubət rejimi xüsusi ölçü cihazları ilə nəzarətdə saxlanılır. Nəzarət ölçü cihazları isitmə və havalandırma sistemlərindən uzaq, mühafizəxananın əsas girişinə yaxın yerdə yerləşdirilir.

5.8. Arxivin mühafizəxana otaqları tozdan, gəmirici və həşəratlardan qorunur, sanitar-gigiyenik cəhətdən daim təmiz saxlanılır. Mühafizəxanaya üst geyimdə, yaş ayaqqabılarda daxil olmaq, orada qida məhsulları saxlamaq və siqaret çəkmək qadağan olunur. Mühafizəxana otaqları sistematik olaraq nəm əski ilə təmizlənir, ayda bir dəfədən az olmamaq şərti ilə döşəmə xüsusi məhlullar əlavə edilmiş su ilə silinir və dezinfeksiya işləri görülür. Təmizlik və sanitar-gigiyenik tədbirlərin görülməsi zamanı antiseptik məhlulların və suyun sənədlərə düşməsinin qarşısı alınır.

5.9. Mühafizəxanalar xüsusi mühafizə və siqnalizasiya avadanlıqları ilə təmin olunur. Mühafizəxana otaqlarının xaricə açılan qapıları dəmirdən hazırlanır, pəncərələr metal haşiyələrlə pərçimlənir. Qeyri iş vaxtı bütün qapılar möhürlənir, iş vaxtı isə bütün qapılar açarla bağlı saxlanılır. Mühafizəxanaya yalnız arxiv əməkdaşının və müdirinin daxil olmasına icazə verilir, digər şəxslərin girişinə onların müşayiəti ilə şərait yaradılır. Mühafizəxanalardan sənədlərin verilməsi tələbnamə və xüsusi buraxılış vərəqəsi əsasında həyata keçirilir.

5.10. Sənədlər mühafizəxanalarda mövcud sahədən rasional istifadə etmək şərti ilə, onların kompleks halında saxlanılması və operativ axtarılmasını təmin edən formada yerləşdirilir. Mühafizəxanalar metal qəfəslər, şkaflar və seyflərlə təmin edilir. Qəfəslər divara perpendikulyar və daha az işıq düşən səmtdə quraşdırılır.

5.11. Mühafizəxanadakı avadanlıqlar (qəfəslər, rəflər) divardan və istilik mənbəyindən aralıda, aşağıdakı ölçülərə uyğun quraşdırılır:

5.11.1. əsas girişdəki qəfəslər arası məsafə - 120 sm;

5.11.2. digər girişlərdəki qəfəslər arası məsafə - 75 sm;

5.11.3. çöl divarla ona perpendikulyar qəfəslər arası məsafə - 75 sm;

5.11.4. divarla qəfəs və şkafların tinləri arasındakı məsafə - 45 sm;

5.11.5. döşəmə ilə qəfəsin alt rəfi arasındakı məsafə - 15 sm;

5.11.6. qəfəsin rəfləri arasındakı məsafə - 35 sm.

5.12. Sənədlər qəfəslərdə struktur bölmələr üzrə və xronoloji ardıcıllıqla yerləşdirilir. Daimi, uzun müddət (on ildən artıq) saxlanılan, o cümlədən ləğv edilmiş struktur bölmələrin sənədləri ayrı-ayrılıqda yerləşdirilir. Kağız daşıyıcıda olan daimi saxlanılan sənədlər karton qutularda, müvəqqəti saxlanılan sənədlər bağlamalarda, məxfi sənədlər müvafiq növ sənədlərin saxlanması qaydalarına uyğun şəraitdə mühafizə edilir. Kino- foto və digər texniki vasitələrlə oxunan sənədlər xüsusi olaraq həmin sənədlərin saxlanması üçün yaradılmış mühafizəxanalarda saxlanılır.

5.13. Elektron sənədlər Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2003-cü il 27 sentyabr tarixli 935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq olunmuş “Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat”ın 18-ci bölməsində müəyyən olunan norma və standartlara uyğun hazırlanır və mühafizəsi təşkil olunur.

5.14. Elektron sənədlərin saxlanılması Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2006-cı il 28 yanvar tarixli 27 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş “Elektron sənədlərin mübadiləsi Qaydası”na uyğun həyat keçirilir.

5.15. Milli arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbəyi olan idarələrdə dövlət mühafizəsinə təhvil verilən elektron sənədlər Beynəlxalq Arxiv Şurasının qəbul etdiyi İSO 15489 standartına uyğun strukturda hazırlanır (mətnli sənədlər -PDF/A, XML, qrafik və təsviri sənədlər- TİFF , fono -video sənədlər -JPG ).

5.16. Proqram vasitələrinin yenilənməsi ilə əlaqədar sənədlərdən istifadə çətinləşdikdə idarə rəhbərinin qərarı ilə elektron sənədlər əvvəlki strukturu qorunmaqla yeni proqram təminatına uyğunlaşdırılır. Elektron sənədlərdəki məlumatlar birdəfəlik yazılma və çoxqatoxunma imkanı olan optik disklərdə (CD-R, DVD-R) saxlanılmaqla mühafizə olunur.

5.17. İdarə arxivinə daxil olan sənədlər siyahılar əsasında və sənəd növlərinə uyğun mühafizəxanalardakı qəfəslərdə, rəflərdə və şkaflarda yerləşdirilir. Arxivin mühafizəxana otaqları, qəfəslər, rəflər, şkaflar nömrələnir. Nömrələnmə yuxarıdan aşağı, soldan sağa aparılır.

5.18. Mühafizəxanalarda sənədlərin saxlama yerlərinin dəqiqləşdirilməsi üçün qəfəslərin topoqrafik göstəricisi, fondların sayı çox olduğu arxivlərdə isə fondların topoqrafik göstəricisi hazırlanır. Qəfəslərin və fondların topoqrafik göstəriciləri müəyyən olunmuş formada (1№-li əlavə) tərtib edilir və mühafizəxananın girişinə yaxın yerdə yerləşdirilir.

5.19. Mühafizəxanalardan işlər akt, tələbnamə və sifariş əsasında işçilərə, tədqiqatçılara, fiziki vəziyyətlərinin yaxşılaşdırılması üçün bərpaya və müvəqqəti istifadə üçün digər təşkilatlara verilir və uçot kitablarında qeydiyyatı aparılır. İcra olunmuş tələbnamə və akt sənədlərin mövcudluğunun yoxlanılmasına qədər saxlanılır. Sənədlər müvəqqəti istifadə üçün digər təşkilatlara, məhkəmə və istintaq orqanlarına üç aydan artıq olmamaq şərti ilə verilir.

5.20. Elektron sənədlər arxivin mühafizəxanasından elektron sənədin surəti və ya kağız daşıyıcıda surəti kimi verilir. Elektron sənədin surəti idarə rəhbərinin və yaxud digər səlahiyyətli şəxsin elektron imzasından istifadə etməklə, kağız daşıyıcıda olan elektron sənədin surəti isə ümumi qaydada təsdiq olunur.

5.21. İstifadəyə verilən iş həm əvvəlcədən, həm də geri qaytardıqdan sonra vərəqbəvərəq baxılaraq yoxlanılır. İstifadəyə verilmiş işin yerinə müvafiq fondun, siyahının və işin nömrələri qeyd olunmuş əvəzedici vərəq qoyulur. İş geri qaytarıldıqdan sonra əvəzedici vərəq götürülür və istifadə olunmuş iş üçün istifadə vərəqi açılır.

5.22. İstifadə olunaraq geri qaytarılmış işlərdə çatışmazlıqlar aşkar edildikdə iki nüsxədə akt tərtib edilir və təqsirli şəxs barədə qanunvericilikdə müəyyən olunmuş qaydada tədbir görülür. Sənədlərin daşınması xüsusi mühafizə tədbirləri görülməklə həyata keçirilir, onların ətraf mühitin zərərli təsirlərindən, mexaniki zədələrdən qorunması təmin edilir.

5.23. Daimi dövlət mühafizəsinə təhvil verilən sənədlərin əsaslarında və mətnində fiziki-kimyəvi qüsur aşkar olunduqda dərhal müvafiq uçot jurnalında qeydiyyat aparılır, onların fiziki-kimyəvi vəziyyəti xarakterizə olunur və görüləcək işlər (bərpa, dezinfeksiya, surətlərin çıxardılması və s.) konkret olaraq göstərilir. Sənədlərin fiziki-kimyəvi qüsurlarının qısa müddətdə aradan qaldırılması üçün zəruri tədbirlər görülür.

5.24. Arxiv sənədlərinin mövcudluğunun və vəziyyətinin yoxlanılması onların faktiki sayı ilə uçot sənədlərindəki sayının uyğunluğunu müəyyənləşdirmək, o cümlədən bərpa və profilaktik tədbirlərə ehtiyacı olan sənədləri aşkar etmək məqsədilə aparılır. Mövcudluğun yoxlanılması 10 ildə (texniki vasitələrlə oxunan sənədlər üçün 5 il) bir dəfədən az olmamaq şərti ilə aparılır. Arxiv müdiri dəyişdirildikdə, sənədlər başqa yerə köçürüldükdə və başqa fövqəladə hallarda sənədlərin mövcudluğu növbədən kənar yoxlanılır.

5.25. İdarə arxivində sənədlərin mövcudluğunun yoxlanılması zamanı onların qəfəslərdə yerləşdirilmə ardıcıllığı dəyişdirilmədən saxlanılır, işin təsvir hissəsinə (sərlövhəsinə, vərəqlərin sayına, şifrəsinə və s.) baxılır və vizual olaraq işin fiziki vəziyyəti öyrənilir. Yoxlamanın nəticələri və catışmazlıqlar aktla rəsmiləşdirilir.

5.26. Sənədlərin mövcudluğu və vəziyyətinin yoxlanılması aktı və vərəqi müəyyən olunmuş formada (2 №-li əlavə) hər bir fond üçün tərtib olunur və yoxlamanın yekununda müvafiq fondun fond işinə əlavə edilir. Yoxlanılmış işlərin siyahılarına “yoxlanılıb” ştampı qoyulur və yoxlamanı aparmış şəxs tərəfindən imzalanır. Yoxlama nəticəsində aşkar olunmamış işlərin axtarışı təşkil edilir. Bir il müddətində aşkar edilməmiş işlər müəyyən olunmuş formada tərtib olunmuş akt və müvafiq dövlət arxivinin Ekspert Yoxlama Komissiyası (bundan sonra- EYK) ilə razılaşdırılmış qərar əsasında uçot sənədlərindən xaric edilir.

5.27. Yoxlamanın yekununda fondun uçot sənədlərində baş vermiş dəyişikliklərə uyğun olaraq fondun arxiv siyahılarında, o cümlədən nəzarət məqsədi ilə müvafiq dövlət arxivində saxlanılan həmin fondun arxiv siyahılarında zəruri dəyişikliklər edilir.

5.28. İdarə arxivi mülkiyyətində olan fondlarında saxlanılan xüsusi əhəmiyyətli və nadir sənədləri aşkar etmək, onların sığorta və istifadə fondlarını yaratmaq hüququna malikdir.

 

6. Arxiv fondu sənədlərinin uçotu

 

6.1. İdarə arxivində saxlanılan bütün sənədlər (o cümlədən təsvir edilməmiş sənədlər, istifadə fonduna məxsus sənədlər) və onların arxiv siyahıları uçota alınır. İdarə arxivinin uçot sənədlərinə arxivə daxil olan, arxivdən xaric edilən sənədlərin tərkibi və həcmi barədə məlumatları özündə əks etdirən sənədlər kompleksi aid edilir. Uçot sənədlərindən arxiv sənədlərinin mühafizəsinin təmin edilməsi və mövcudluğunun yoxlanılmasında əsas vasitə kimi istifadə olunur.

6.2. Arxiv sənədlərinin əsas uçot vahidləri arxiv fondu, arxiv kolleksiyası və saxlama vahidi təşkil edir. Elmi cəhətdən təsvir olunmamış şəxsi mənşəli arxiv sənədləri ,bir qayda olaraq vərəq və sənəd sayı ilə uçota alınır. Elmi-texniki cəhətdən qaydaya salınmamış (dağınıq halda olan) sənədlərin 150 vərəqi şərti olaraq bir uçot vahidi hesab olunur.

6.3. Vahid proqram təminatlı informasiya obyektində yazılmış bir və ya bir neçə fayldan ibarət elektron qovluq və yaxud elektron qovluqların məcmusu olan elektron daşıyıcı (optik disk, disket) elektron sənədlərin uçot vahidi hesab edilir.

6.4. Uçot vahidlərinə arxiv şifri qoyulur, onların tərkibi və miqdarı haqqında məlumatlar arxivin müvafiq uçot sənədlərində əks etdirilir.

Arxiv şifri –arxivdə mühafizə olunan uçot vahidlərinin hər birinin uçotu və identifikliyinin təmin edilməsi məqsədi ilə onun sol aşağı küncündə qoyulan və müvafiq arxiv fondunun, arxiv siyahısının, saxlama vahidinin nömrələrini əks etdirən vasitədir.

6.5. Daimi dövlət mühafizəsi məqsədi ilə dövlət arxivinə ilk dəfə qəbul edilən hər bir arxiv fonduna fondların siyahısı üzrə, saxlama vahidlərinə həmin fondun arxiv siyahısı üzrə, arxiv siyahısına isə siyahıların reyestri üzrə nömrə verilir. Elektron sənəd daşıyıcısının arxiv şifri, onun qeydiyyata alındığı uçot-təsvir kitabı əsasında verilir və daşıyıcının yerləşdiyi qutunun üz hissəsində göstərilir.

6.6. İdarə arxivlərində sənədlərin uçotu mərkəzləşdirilmiş və vahid uçot prinsipləri əsasında aparılır. Uçot sənədlərinin varisliyi, dinamikliyi, tamlığı, dolğunluğu təmin olunur, vaxtında və operativ dəyişikliklər edilməklə onların aktuallığı qorunur.

6.7. Arxivin uçot sənədləri mühafizəxanalarda seyf və ya metal şkaflarda ayrıca saxlanılır. Onlara buraxılış idarə rəhbərinin əmri ilə təmin edilir.

6.8. İdarə arxivində sənədlərin uçotu əsas və köməkçi sənədlər vasitəsi ilə aparılır. Əsas uçot sənədlərinin tərkibi və forması bu təlimatla müəyyən edilir, köməkçi uçot sənədlərini isə arxiv özü müəyyən edir.

6.9. İdarə arxivinin əsas uçot sənədlərinin tərkibinə aşağıdakılar aiddir:

6.9.1. arxivə daxil olan və arxivdən xaric edilən sənədlərin uçotu kitabı (arxivə daxil olan və arxivdən xaric edilən sənədlərin miqdarı, tərkibi, vəziyyəti və tarixləri göstərilməklə uçotunun aparılması üçün ( 3 №-li əlavə);

6.9.2. fondların siyahısı (arxivə qəbul edilən fondların, kolleksiyaların qeydiyyatı və onlara uçot nömrələrinin verilməsi, həmçinin xaric edilmiş fondların uçotu üçün (4 №-li əlavə);

6.9.3. fond vərəqi (arxiv fondu və kolleksiyası daxilində arxiv siyahılarına uçot nömrələrinin verilməsi, fond daxilində sənədlərin (işlərin) miqdarı, tərkibi, onların təsvir olunma vəziyyətini müəyyən etmək və fondun, siyahının adında baş verən dəyişiklikləri qeyd etmək üçün (5 №-li əlavə) ;

6.9.4. sənədlərin (işlərin) arxiv siyahısı (saxlama vahidlərinin uçotu, sistemləşdirilməsi, qeydiyyatı və onların tərkibində, həcmində baş verən dəyişikliklərin uçotu üçün (6, 7 №-li əlavələr);

6.9.5. siyahıların reyestri (sənədlərin (işlərin) siyahılarının qeydiyyatı, onların tərkibi və miqdarının uçotu üçün ( 8 №-li əlavə);

6.9.6. arxivin pasportu (arxiv fondlarının, mühafizəxanalardakı saxlama vahidlərinin uçotu və onların saxlanma şəraitinin müəyyən edilməsi üçün (9, 9A №-li əlavələr);

6.9.7. fond işi (fondtəşkiledənin tarixinə və fondla bağlı görülmüş işlərə dair sənədlər kompleksinin saxlanması üçün).

6.10. Daxil olan və xaric edilən sənədlərin uçotu kitabına arxivə birinci və təkrar olaraq daxil olan ( xaric edilən) bütün sənədlər hesabat ili daxilində ardıcıl nömrə verilməklə qeydiyyata alınır və ilin sonunda müvafiq il ərzində arxivə daxil olan və xaric edilən sənədlərin ümumi miqdarı barədə yekun qeydlər edilir. Daxil olan və xaric edilən sənədlərin uçotu kitabından fond vərəqinin və arxivin pasportunun tərtib edilməsində əsas sənəd kimi istifadə olunur.

6.11. İdarə arxivində iki və daha artıq arxiv fondu saxlandıqda fondların siyahısı tərtib edilir. Arxiv fondunun adı fondların siyahısına bir dəfə, sənədlər arxivə ilk dəfə qəbul ediləndə daxil edilir və fondların siyahısında qeydə alınma ardıcıllığına uyğun ona uçot nömrəsi verilir. Bu uçot nömrəsi arxiv fondunun nömrəsi hesab olunur və onun bütün uçot sənədlərində qeydiyyatı zamanı saxlanılır.

6.12. Müstəqil nömrələr verilməklə qeydiyyata alınmış bir neçə arxiv fondunun birləşdirilməsindən yaranan birləşmiş arxiv fonduna həmin fondlardan hər hansı birinin nömrəsi verilir. Sənədlərin digər arxivlərə verilməsi, yaxud tam olaraq uçotdan çıxarılması nəticəsində boş qalan nömrələr başqa fonda verilmir.

6.13. Milli arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbəyi olan idarənin arxiv fonduna, onun sənədlərinin daimi mühafizə olunduğu dövlət arxivində uçota alındığı fond nömrəsi verilir.

6.14. Arxiv fondunun adı fondların siyahısına fondun tarixi arayışı və ya işlərin siyahısının titul vərəqi əsasında daxil edilir. Fondtəşkiledənin adı bir neçə dəfə dəyişdikdə, fondların siyahısına onun sənədlərinin arxivə qəbul edildiyi vaxtda daşıdığı adı, ləğv edilmiş idarələrin sənədləri arxivə qəbul edildikdə isə ləğv olunmuş idarənin sonuncu adı yazılır. Birləşmiş arxiv fondu ümumiləşdirilmiş adla fondların siyahısına daxil edilir. Arxiv kolleksiyasının adı onun tərtib edilmə əlamətlərinə uyğun göstərilir.

6.15. Fondların siyahısı mətbəə üsulu ilə qalın üzlü kitabda hazırlanır, vərəqlər nömrələnir və təsdiqedici vərəq tərtib olunur.

6.16. Fond vərəqi arxivə qəbul edilən hər bir fond üçün tərtib olunur. Fond vərəqində fondun sənədləri ( o cümlədən təsvir edilməmiş ) və işlərin siyahıları qeydə alınır. Fond vərəqinə müvafiq arxiv fondunun nömrəsi verilir və fondların nömrələrinə uyğun ardıcıllıqla bağlı qovluqlarda saxlanılır.

6.17. Fond vərəqi bərpa olunmaz dərəcədə zədələndikdə, yaxud fondların birləşdirilməsi nəticəsində vərəqdəki məlumatlar həqiqəti əks etdirmədikdə yenidən tərtib edilir və əvvəl tərtib olunmuş fond vərəqi fond işinə qoyulur. Hər iki fond vərəqinin yuxarı sağ küncündə vərəqin yenidən tərtib olunması barədə qeyd aparılır və səlahiyyətli şəxs tərəfindən imzalanır.

6.18. Arxiv siyahısı – arxiv fonduna məxsus sənədlərin, saxlama vahidlərinin ilkin uçot vasitəsi hesab olunur. Saxlama vahidləri siyahılarda idarənin iş nomenklaturuna, bu Təlimatın 4.7-ci və 11.17-ci bəndlərində müəyyən olunmuş qaydalara uyğun sistemləşdirilir və siyahı üzrə ardıcıl nömrə verilməklə qeydiyyata alınır. İşlərin arxiv siyahısının illik bölməsinə fond vərəqi üzrə uçot nömrəsi verilir və siyahı başa çatanadək həmin nömrə saxlanılır.

6.19. Dörd rəqəmli həddə (9999) çatmış siyahı başa çatmış hesab olunur və sonrakı işlər fondun yeni siyahısına daxil edilir. Yeni siyahıya fond vərəqi üzrə növbəti nömrə verilir. Bütün işləri xaric edilmiş siyahının nömrəsi digər siyahıya verilmir və siyahının müvafiq qrafasına “xaric edilib” ştampı qoyulur. Başa çatmış siyahı titul vərəqi və məlumat aparatı ilə birlikdə qalın üzlü qovluqda tikilir, nömrələnir və yekun qeyd yazılır.

6.20. Siyahı bir neçə hissədən ibarət olduqda, hər bir hissəyə yekun qeydi yazılır və sonuncu hissədə isə işlərin ümumi miqdarı göstərilməklə yekun qeydi aparılır. Daimi saxlanılan sənədlərin və şəxsi heyətə aid işlərin ümumi icmal arxiv siyahıları müvafiq dövlət arxivinin EYK-da təsdiq olunduqdan sonra struktur bölmələrdən təqdim olunan siyahılar fond işinə qoyulur və sənədlər daimi dövlət mühafizəsinə təhvil verilənədək arxivdə saxlanılır. Struktur bölmələrin siyahılarına uçot nömrələri siyahıların reyestri əsasında verilir.

6.21. Siyahıların reyestri idarə arxivində iki və daha artıq arxiv siyahısı olduqda tərtib edilir. İşlərin siyahıları reyestrə xronoloji ardıcıllıqla daxil edilir və reyestr üzrə ona nömrə verilir. Siyahıların reyestrinə müvafiq arxiv siyahısının aid olduğu fondun nömrəsi, siyahının nömrəsi, siyahıdakı işlərin miqdarı, siyahının nüsxələrinin və vərəqlərinin sayı qeyd olunur.

6.22. Fond işi idarə arxivində mühafizə edilən hər bir arxiv fondu üçün açılır. Fond işinə fondtəşkiledənin və fondun tarixini əks etdirən sənədlər, tarixi arayış, sənədlərin təhvil-qəbulu, məhv edilməsi, mövcudluğunun və vəziyyətinin yoxlanılması aktları, həmçinin fondun tərkibində baş vermiş dəyişiklikləri özündə əks etdirən sənədlər daxil edilir. Fond işində sənədlər xronoloji ardıcıllıqla yerləşdirilir, vərəqlər nömrələnir, işdəki sənədlərə daxili siyahı və təsdiqetmə vərəqi tərtib edilir.

6.23. Milli arxiv fonduna məxsus sənədlərin mərkəzləşmiş qaydada dövlət uçotunun aparılması məqsədi ilə idarə arxivi hər il 01 yanvar vəziyyətinə arxivdə mühafizə edilən fondların tərkibi və həcmi barədə müəyyən olunmuş formada (9 №-li əlavə) arxivin pasportunu hazırlayaraq müvafiq dövlət arxivinə təqdim etməlidir.

6.24. İdarə arxivi avtomatlaşdırılmış məlumat bazası (MB) yaratmaqla arxiv sənədlərinin uçotunu apara bilər. Bu məqsədlə tətbiq edilən avtomatlaşdırılmış məlumat bazası sisteminin strukturu müvafiq dövlət arxivində tətbiq edilən analoji sistemin strukturu ilə uyğun olmalı və məlumatların yerləşdirilməsi arxivin ənənəvi uçot sisteminə uyğun arxiv fondu, arxiv siyahısı və saxlama vahidi əsasında həyata keçirməlidir.

6.25. Arxivin əsas uçot sənədləri (işlərin arxiv siyahısı istisna olmaqla) xidməti məqsədlər üçün yaradılır və istifadəçilərə verilməsi qadağan olunur.

6.26. İdarə arxivinə daxil olan arxiv sənədlərinin qeydə alınması üçün aşağıdakı əsaslar mövcud olmalıdır:

6.26.1. struktur bölmələrdən təhvil verilən daimi, uzun müddət saxlanılan və şəxsi heyətə aid işlərin siyahıları;

6.26.2. idarədə (struktur bölmənin) il ərzində yaranmış və kargüzarlıqda başa çatmış işlərin miqdarı göstərilən işlərin nomenklatur siyahısı;

6.26.3. qəbul mənbəyi olan təşkilatlardan, digər hüquqi və fiziki şəxslərdən sənədlərin təhvil-qəbulu aktı.

6.27. İdarə arxivindən xaric edilən arxiv sənədlərinin uçotunun aparılması üçün aşağıdakı əsaslar tələb olunur:

6.27.1. sənədlərin dövlət arxivinə və yaxud digər təşkilatın idarə arxivinə təhvil verilməsi barədə akt;

6.27.2. sənədlərin mülkiyyətçiyə qaytarılması barədə akt;

6.27.3. saxlanılmalı olmayan sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması barədə akt;

6.27.4. axtarışı başa çatmış və aşkar olunmayan sənədlər barədə akt;

6.27.5. bərpa olunmaz dərəcədə zədələnmiş sənədlər barədə akt;

6.27.6. uçot sənədlərində aşkar edilmiş texniki səhvlər barədə akt.

6.28. İdarə arxivinin əsas uçot sənədlərində bu Təlimatın 6.26-cı və 6.27-ci bəndlərində göstərilən əsaslardan hər hansı biri olduqda zəruri dəyişiklərin edilməsinə icazə verilir.

6.29. İdarə arxivində arxiv fondu ilə bağlı görülmüş işlərin nəticəsi olaraq rəsmiləşdirilən sənədlər (şəxsi mənşəli sənədlərin təsvir aktı, uçot sənədlərində aşkar edilmiş texniki səhvlər barədə akt, fonda aid olmayan sənədlərin aşkar edilməsi barədə akt, saxlanılmalı olmayan sənədlərin məhv etmək üçün ayrılması barədə akt) müvafiq arxiv fondunun fond işinə daxil edilir.

 

7. İdarə arxivlərin arxiv fondu sənədləri ilə komplektləşdirilməsi

 

7.1. İdarə arxivi müvafiq idarənin struktur bölmələrinin və onun komplektləşdirmə mənbəyi siyahısına daxil edilmiş təşkilatların kargüzarlığında icrası başa çatmış sənədlərin sistematik olaraq arxivə qəbul edilməsi ilə komplektləşdirilir. İdarə arxivinin komplektləşdirmə mənbələrinin siyahısına idarənin struktur bölmələri, onun tabeliyində olan təşkilatlar və müvafiq sahədə xidməti fəaliyyəti ilə fərqlənən fiziki şəxslər daxil edilir.

7.2. Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilən sənədlər, o cümlədən uzun müddət saxlanılan (10 ildən artıq) və şəxsi heyətə aid sənədlər idarənin kargüzarlığında icrası başa çatdıqdan sonra bir ildən tez və üç ildən gec olmayaraq idarə arxivinə təhvil verilir. İstisna hallarda mülki vəzifələrdə qulluq keçmiş və işdən azad olunmuş işçilərin kadr işinə aid sənədləri daha artıq müddətdə struktur bölmələrdə saxlanıla bilər.

7.3. Müvəqqəti saxlanma müddətli (10 ildən az) sənədlər idarə arxivinə təhvil verilmir, müəyyən olunmuş saxlanma müddətləri başa çatanadək struktur bölmələrdə saxlanılır. Struktur bölmələrdə bu növ sənədlərin saxlanması üçün yer məhdud olduqda istisna hal kimi, idarə rəhbərinin qərarı ilə işlərin siyahıları və ya işlərin nomenklatur siyahısı əsasında idarə arxivinə təhvil verilir.

7.4. İdarə arxivinə hüquqi varislik qaydasında ardıcıl olaraq bir-birini əvəz etmiş idarənin, o cümlədən tabeliyində olub ləğv edilmiş, birləşdirilmiş, yenidən təşkil olunmuş təşkilatların sənədləri qəbul edilir.

7.5. Sənədlərin Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilməsi barədə qərarı Azərbaycan Respublikasının Milli Arxiv İdarəsi və yaxud müəyyən olunmuş səlahiyyətlər daxilində dövlət arxiv xidməti təşkilatlarında yaradılan EYK-a verir.

7.6. Sənədlər dəyərinin ekspertizası keçirildikdən sonra idarənin arxivinə qəbul edilir. Yazılma formasından, daşıyıcının növündən asılı olmayaraq idarənin fəaliyyətində yaranan bütün növ sənədlərin kompleks halda dəyərinin ekspertizası keçirilir.

7.7. Sənədlərin dəyərinin ekspertizası onların müəyyən olunmuş prinsip və meyarlar əsasında elmi-tarixi, hüquqi və əməli əhəmiyyəti öyrənilməklə saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil edilməsi, yaxud bu tərkibdən çıxardılması məqsədilə həyata keçirilir.

7.8. Sənədlərin dəyərinin ekspertizası elmi-tarixi yanaşma, sistemlilik, bütövlük prinsiplərinə əsaslanaraq aparılır.

Elmi-tarixi yanaşmada idarənin fəaliyyət göstərdiyi tarixi şəraitin qiymətləndirilməsi, sənədin yaranması səbəbinin, digər sənədlərlə tarixi və məntiqi əlaqəsinin öyrənilməsi, onların perspektivdə istifadə üçün elmi-tarixi əhəmiyyətinin müəyyən edilməsi nəzərdə tutulur.

Sistemlilik- sənəddəki məlumatın digər sənədlərlə əlaqədə əhəmiyyətini müəyyən edir, ümumi sənədlər sisteminin tərkibindən daşıdığı məlumatın əhəmiyyətinə görə konkret bir sənədlərin seçilməsini və dəyərinin qiymətləndirilməsini təmin edir.

Bütövlük- idarənin müəyyən olunmuş sahədəki fəaliyyətini əks etdirən sənədlər kompleksinin tamlığını, təkrarlanmayan sənədlərin seçilməsini, informasiyanın kəmiyyətinə görə deyil, keyfiyyətinə görə qiymətləndirilməsini təmin edir.

7.9. Sənədlərin dəyərinin ekspertizası və qiymətləndirilməsi aşağıdakı meyarlar əsasında həyata keçirilir:

7.9.1. yaranma mənşəyi meyarına - idarənin dövlət idarəçilik sistemində yeri və rolu, onun yerinə yetirdiyi funksiyanın əhəmiyyəti, fiziki şəxsin cəmiyyətin həyatındakı rolu və əhəmiyyəti, sənədlərin yarandığı tarix və yer aiddir.

7.9.2. məzmun meyarına - sənəddə əks olunmuş hadisənin, məlumatın əhəmiyyəti, məlumatın başqa sənədlərdə təkrarlanması, sənədin növü, sənədin əsli olması və s. aiddir.

7.9.3. xarici xüsusiyyətləri (özünəməxsusluğu) meyarına - sənədin məzmununun təsbit edilməsi və onun forması, təsdiq edilməsi, tərtibatı, poliqrafik, dil xüsusiyyətləri və fiziki vəziyyəti aiddir.

7.10. Sənədlər Milli arxiv fondunun tərkibinə müvafiq arxiv fondunun tamlıq dərəcəsi və fiziki vəziyyəti nəzərə alınmaqla daxil edilir.

 

8. Sənədlərin dəyərinin ekspertizası işinin təşkili və rəsmiləşdirilməsi

 

 8.1. Sənədlərin dəyərinin ekspertizadan keçirilməsi Azərbaycan Respublikasının qanunvericilik aktlarına, kargüzarlıq və arxiv işi sahəsində qüvvədə olan normativ hüquqi sənədlərinə, sənədlərin saxlanma müddətləri göstərən nümunəvi və sahə siyahılarına, iş nomenklaturalarına və digər metodiki vəsaitlərə istinad edilməklə həyata keçirilir.

8.2. Sənədlərin dəyərinin ekspertizasını keçirmək üçün idarədə daimi fəaliyyət göstərən Ekspert Komissiyası (bundan sonra- EK), tərkibində geniş idarələr şəbəkəsi olan dövlət orqanlarında, baş idarələrdə, səhmdar cəmiyyətlərdə, şirkət və birliklərdə isə Mərkəzi Ekspert Komissiyası (bundan sonra-MEK) yaradılır.

8.3. MEK (EK) idarə rəhbərinin qərarı ilə məşvərətçi orqan kimi yaradılır, onun vəzifə və funksiyaları müvafiq dövlət arxiv təşkilatı ilə razılaşdırılmış və idarənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilmiş əsasnamə ilə müəyyən edilir.

8.4. MEK (EK)-nın tərkibi idarə rəhbərinin əmri ilə təsdiq edilir. İdarənin arxiv və kargüzarlıq işinə məsul olan vəzifəli şəxsi komissiyanın sədri təyin olunur. Komissiyanın tərkibinə idarənin peşəkar mütəxəssisləri (3 nəfərdən az olmamaq şərti ilə), idarə arxivinin müdiri və müvafiq dövlət arxivinin (idarənin qəbul mənbəyi olduğu) nümayəndəsi daxil edilir.

8.5. MEK (EK)-nın əsas vəzifəsi sənədlərin dəyərinin ekspertizası işini təşkil etmək, həyata keçirmək və onların daimi mühafizə məqsədilə dövlət arxivinə təhvil vermək üçün seçilməsi, hazırlanması işini təmin etməkdir.

8.6. MEK (EK)-nın əsas funksiyası:

8.6.1. il ərzində yaranmış sənədlərin mühafizə və məhv etmək üçün seçilməsinin təşkili;

8.6.2. iş nomenklaturasının layihəsinə, daimi, uzun müddət saxlanılan, o cümlədən şəxsi heyətə aid sənədlərin siyahılarına və saxlanmalı olmayan sənədlərin məhv etmək üçün ayrılması haqqında aktlara baxmaq, təsdiq və razılaşdırmaq üçün müvafiq dövlət arxivinin EYK-ya təqdim etmək;

8.6.3. nümunəvi və sahə siyahılarında olmayan sənədlərin saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və dəyişdirilməsi barədə təkliflərini dövlət arxivinin EYK-da baxılmaq üçün hazırlamaq;

8.6.4. bərpaolunmaz dərəcədə korlanmış sənədlərin müəyyən edilməsi, itirilmiş sənədlərin axtarılması və aşkar edilmiş sənədlər barədə aktlara baxmaq;

8.6.4. idarənin arxiv və kargüzarlıq işinə dair normativ və metodiki sənədlərinin layihələrinin hazırlanmasında iştirak etmək, tabeliyində olan idarənin EK-nın fəaliyyətinə metodiki rəhbərlik göstərmək.

8.7. MEK (EK) öz fəaliyyətini idarənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilmiş illik iş planı əsasında qurur və rübdə bir dəfədən az olmamaq şərti ilə iclaslarını keçirir. İclas protokolla rəsmiləşdirilir, komissiyanın sədri və katibi tərəfindən imzalanır, idarənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edildikdən sonra qüvvəyə minir.

8.8. İdarə elmi-texniki və xüsusi növ sənədlərin dəyərinin ekspertizasını keçirmək üçün müvafiq sahə üzrə mütəxəssislərdən ibarət Ekspert komissiyası yarada bilər.

8.9. Sənədlərin dəyərinin ekspertizası idarənin kargüzarlığında işlərin nomenklatur-siyahısının tərtib edilməsi və onların idarə arxivinə təhvil vermək üçün hazırlanması məqsədilə, həmçinin idarənin arxivində işlərin daimi dövlət mühafizəsinə təhvil vermək üçün hazırlanması zamanı həyata keçirilir.

8.10. Sənədlərin dəyərinin ekspertizasının keçirilməsi nəticəsində idarənin struktur bölmələrində daimi və uzun müddət (10 ildən artıq) saxlanılan və şəxsi heyətə aid sənədlərin siyahıları hazırlanır (6, 7 №-li əlavə), o cümlədən struktur bölmələrdə müvəqqəti saxlanılan işlər seçilir, saxlanma müddətləri başa çatmış işlər məhv etmək üçün ayrılır. Sənədlərin həcmindən asılı olmayaraq idarəçilik, elmi-texniki, elektron və şəxsi heyətə aid sənədlərə ayrı-ayrılıqda siyahılar tərtib edilir. Məhv etmək üçün ayrılmış işlərə saxlanılmalı olmayan sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması barədə akt (10№-li əlavə) tərtib olunur. Müvəqqəti saxlanma müddətli işlər idarənin işlərin nomenklatur-siyahısında müəyyən olunmuş müddətlərdə struktur bölmələrdə saxlanılır.

8.11. İdarənin iş nomenklaturasında ”EYK” qeydi olan işlərə vərəqbəvərəq baxılır və tərkibindən daimi saxlanılan sənədlər seçilir. Həmin sənədlərdən yeni işlər formalaşdırılır, yaxud uyğun sənədlərdən tərtib olunmuş işlərə əlavə edilir. Yeni formalaşdırılmış işlər sənədlərin ekspertizası başa çatdıqdan sonra tikilir.

8.12. İdarə arxivində sənədlərin dəyərinin ekspertizası sənədlər dövlət arxivinə təhvil verilmək üçün hazırlandığı dövrlərdə aparılır. İlk növbədə təşkilati və sərəncamverici sənədlər (protokollar, qərarlar, əmrlər, sərəncamlar, nizamnamələr, əsasnamələr, təlimatlar), daha sonra plan və hesabat xarakterli sənədlər ekspertizadan keçirilir. Ekspertiza zamanı sənədlərin yarandığı və əsas nüsxələrinin saxlanıldığı struktur bölmə müəyyənləşdirilir, həmin sənədlərin tərkibindən daimi saxlanma müddətli sənədlər mühafizə üçün seçilir, digər strukturlardakı eyni növ sənədlərin təkrarlanan nüsxələri məhv edilmək üçün ayrılır. Sənədlərin əsilləri aşkar edilmədikdə onların surətləri daimi mühafizə üçün saxlanılır.

8.13. Müvafiq illər üzrə daimi saxlanılan və şəxsi heyətə aid işlərin siyahılarına, həmçinin sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması barədə aktına idarənin MEK(EK)-nın iclasında eyni vaxtda baxılır, bəyənilmiş siyahılar və akt təsdiq üçün rəsmi müraciətlə müvafiq dövlət arxivinin EYK-na iki kağız, bir elektron nüsxədə və işlər kargüzarlıqda başa çatdıqdan 3 ildən gec olmayaraq təqdim olunur. İşlərin siyahıları və akt dövlət arxivinin EYK-da təsdiq və razılaşdırıldıqdan sonra idarənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir. Akt təsdiq olunduqdan sonra ora daxil edilmiş işlərin məhv edilməsinə icazə verilir.

8.14. Akta daxil edilən işlərin saxlanma müddətləri onların kargüzarlıqda başa çatdığı ildən sonrakı ilin yanvarın 01-dən hesablanır (Məsələn: 2010-cü ildə kargüzarlıqda icrası başa çatmış və 5 il saxlanma müddəti müəyyən olunmuş iş 2016-ci il yanvarın 01-dən tez məhv etmə aktına daxil edilə bilməz). İdarənin bütün struktur bölmələrində yaranan saxlanma müddətləri başa çatmış işlərin məhv etmək üçün ayrılması məqsədilə bir akt tərtib edilir və işlər həmin aktda struktur bölmələr üzrə yerləşdirilir. Aktda işlərin sərlövhələri idarənin iş nomenklaturasında olduğu kimi yazılır, eyni növ işlər bir sərlövhədə birləşdirilir və onların miqdarı cəm halında qeyd edilir. Müvafiq nəzarət orqanları tərəfindən təftiş-yoxlamadan keçirilməmiş və mübahisəli istintaq, məhkəmə işləri yekunlaşmamış sənədlərin məhv etmək üçün ayrılmasına icazə verilmir.

8.15. Dövlət arxiv təşkilatı idarə arxivlərində saxlanılan sənədlərin daimi dövlət mühafizəsinə təhvil vermək üçün hazırlanması işinə nəzarət etmək, o cümlədən səhvən müvəqqəti saxlamaq və ya məhv etmək üçün ayrılmış işləri arxiv siyahılarına daxil etdirmək səlahiyyətinə malikdir.

8.16. Milli arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbəyi olmayan idarələrdə hazırlanan uzun müddət saxlanılan (10 ildən artıq) və şəxsi heyətə aid işlərin arxiv siyahılarına, həmçinin saxlanılmalı olmayan sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması haqqında aktlara, idarənin tabe olduğu yuxarı təşkilatın MEK(EK)-da baxılır. MEK (EK)-da razılaşdırılmış siyahı və akt idarənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir. Bundan sonra işlərin məhv edilməsinə icazə verilir.

8.17. Yuxarı təşkilatı olmayan və Milli arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbəyi siyahısına daxil edilməyən hüquqi (fiziki) şəxslərin fəaliyyəti nəticəsində yaranan sənədlərin (işlərin) arxiv siyahıları və saxlanılmalı olmayan sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması barədə aktları razılaşdırmaq və təsdiq üçün müvafiq ərazidə yerləşən dövlət arxiv təşkilatının EYK-ya təqdim olunur. Dövlət arxiv təşkilatının EYK-da müvafiq qaydada baxılmış arxiv siyahıları və saxlanılmalı olmayan sənədlərin məhv etmək üçün ayrılması barədə akt idarənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir və bundan sonra akta daxil edilmiş sənədlərin (işlərin) məhv edilməsi təmin olunur.

8.18. Saxlanma müddətləri başa çatmış elektron sənədlərin məhv etmək üçün ayrılması ümumi qaydalara uyğun aparılır və məhv etmə aktı tərtib və təsdiq olunduqdan sonra elektron sənədlərin fiziki olaraq və yaxud proqram təminatı vasitələri ilə məhv olunması təmin edilir.

8.19. Saxlanılmalı olmayan sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması haqqında akta daxil edilmiş işlər bərpası mümkün olmayan formada məhv edilir və ya qaimə əsasında təkrar emal müəssisələrinə təhvil verilir. Qaimədə sənədlərin təhvil verilmə tarixi, təhvil verilmiş işlərin miqdarı (çəkisi), sənədləri təhvil verən və qəbul edən şəxslərin vəzifələri, imzası və soyadları qeyd olunur.

 

9. İşlərin nomenklatur-siyahısının tərtib edilməsi

 

9.1. Kargüzarlıqda yaranan işlərin düzgün formalaşdırılması və uçotu məqsədi ilə hər bir idarədə işlərin nomenklatur-siyahısı tərtib olunur. İşlərin nomenklaturu idarənin kargüzarlığında yaranan işlərin saxlanma müddətləri göstərilməklə müəyyən olunmuş formada sistemləşdirilmiş sərlövhələrinin siyahısıdır.

9.2. İşlərin nomenklatur-siyahısının tipik, nümunəvi və fərdi növləri vardır.

Tipik nomenklatur-siyahı eyni tipli təşkilatlarda yaranan işlər üçün tərtib edilir və normativ sənəd hesab olunur.

Nümunəvi nomenklatur-siyahı yuxarı təşkilat tərəfindən hazırlanır, burada idarənin struktur bölmələrində və tabeliyində olan təşkilatların kargüzarlığında yaranan işlər struktur bölmə və ya fəaliyyət sahələri üzrə indeksləşdirmə aparılmaqla qruplaşdırılır. Nümunəvi nomenklatur-siyahı tövsiyə xarakterli sənəd hesab olunur.

Fərdi nomenklatur-siyahı tipik və ya nümunəvi nomenklatur-siyahı əsasında konkret bir idarə üçün hazırlanır. Bu zaman idarənin kargüzarlığında yaranması güman edilən və onun profilinə uyğun olan işlərin sərlövhələri nümunəvi və tipik nomenklatur-siyahılardan seçilir, konkret bir idarənin işlərin nomenklatur- siyahısına daxil edilir və işlərin saxlanma müddətləri dəyişdirilmədən saxlanılır.

9.3. İdarənin işlərinin nomenklatur-siyahısı müəyyən olunmuş formada (11№-li əlavə) struktur bölmələrin təsdiq edilmiş analoji nomenklatur-siyahıları əsasında idarənin kargüzarlıq xidməti tərəfindən hazırlanır, xidmətin rəhbəri imzalayır, arxiv müdiri viza qoyur, idarənin MEK(EK)-da baxılır və müvafiq dövlət arxivinin EYK-ı ilə razılaşdırıldıqdan sonra idarənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir.

9.4. Növbəti ilin işlərin nomenklatur-siyahısı cari ilin sonuncu rübündə hazırlanır, növbəti ilin yanvarın 01-dən tətbiq olunur. İşlərin nomenklatur-siyahısı 5 ildə bir dəfədən gec olmayaraq dövlət arxiv təşkilatı ilə razılaşdırılır, idarənin strukturunda dəyişiklik baş verdikdə yenidən hazırlanaraq razılaşdırmaq üçün təqdim edilir.

9.5. İşlərin nomenklatur-siyahısı idarənin fəaliyyətində yaranan sənədlərin məzmunu və tərkibi öyrənilməklə hazırlanır. Onun hazırlanmasında idarənin və onun struktur bölmələrinin əsasnamələrindən (nizamnaməsindən), ştat cədvəllərindən, daimi və uzun müddət saxlanılan sənədlərin siyahılarından, sənədlərin saxlanma müddətlərini göstərən sahə və nümunəvi siyahılardan, işlərin nomenklatur-siyahılarından istifadə edilir.

9.6. İşlərin nomenklatur-siyahısına daxil edilən işlərin sərlövhələri idarənin bütün fəaliyyət sahələrində yaranan sənədlərin məzmunu və tərkibini əhatə edə biləcək səviyyədə tərtib edilir. İşlərin nomenklatur-siyahısına müvəqqəti fəaliyyət göstərən orqanların (ləğv etmə komissiyaların və s.) sənədləri daxil edilir, çap nəşrləri (kitab, jurnal, qəzet) daxil edilmir.

9.7. İşlərin nomenklatur-siyahısının bölmələri (altbölmələri) idarənin əsasnaməsi və ya ştat cədvəli ilə təsdiq olunmuş struktur bölmələrinə uyğun və müvafiq ardıcıllıqla yaradılır (Misal: katiblik, kadr və hüquq şöbəsi, maliyyə şöbəsi, memarlıq və tikinti şöbəsi, tikinti sektoru və s.)

9.8. İşlərin nomenklatur-siyahısının sütunları aşağıdakı qayda da doldurulur :

9.8.1. 1-ci sütunda işlərin indeksi və ardıcıllıq nömrəsi yazılır. İşin indeksi idarənin kargüzarlıq haqqında təlimatına (əsasnaməyə, ştat cədvəlinə) əsasən struktur bölməyə verilmiş nömrəni ifadə edir, ardıcıllıq nömrəsi isə nomenklaturun bölmələri daxilində işin ardıcıllığını müəyyən edir. İndeks və ardıcıllıq nömrəsi ərəb rəqəmləri ilə yazılır (Misal: 02/05, burada 02 struktur bölmənin indeksi, 05 işin ardıcıllıq nömrəsidir). İş nomenklaturasının müxtəlif bölmələrində təkrarlanan eyni növ işlərə uyğun ardıcıllıq nömrələrinin verilməsi tövsiyə olunur (Misal: Əgər idarənin əsas fəaliyyət üzrə əmrləri iş nomenklaturanın 1-ci bölməsində 01-05 kimi nömrələnibsə, digər bölmələrdə müvafiq işlər təkrarlandığı hallarda 02-05 və yaxud 04-05 kimi nömrələnməli).

9.8.2. 2-ci sütunda işlərin sərlövhələri yazılır. Nomenklaturun bölmələri daxilində işin sərlövhələri onların əhəmiyyətliliyi və məntiqi bağlılığı nəzərə alınmaqla sistemləşdirilir. İlk növbədə ali hakimiyyət orqanlarından, yuxarı təşkilatlardan daxil olan qərarlar, sərəncamlar, təlimatlar, əsasnamələr, daha sonra idarə rəhbərinin qərar, əmr və sərəncamları, plan-hesabat xarakterli sənədlər, daha sonra müvafiq ardıcıllıq üzrə digər sənədlər daxil edilir. Coğrafi adlara və müəlliflik əlamətinə görə formalaşdırılmış işlər nomenklaturun bölmələrində əlifba sırası üzrə yerləşdirilir. İşin sərlövhəsində sənədlərin məzmunu və tərkibi barədə dəqiq məlumat verilir, müxtəlif yazışma, müxtəlif materiallar, ümumi yazışma kimi qeyri-müəyyən ifadələrdən istifadə edilməsinə icazə verilmir (Misal: İdarənin yaradılması, strukturu, ştat sayı və digər məsələlərə dair yuxarı təşkilatlarla yazışma). Eyni məsələyə aid olub kargüzarlıqda ardıcıllığına görə əlaqəli olmayan sənədlərdən formalaşdırılmış işlərin sərlövhələrində “sənədlər” sözündən istifadə edilir və mötərizədə sənədlərin növləri göstərilir (Misal: Vətəndaşların müraciətlərinə baxılmasına dair sənədlər (məlumatlar, icmallar, analitik təhlillər və s); İstehsalat normalarının, qiymətlərin, tarif və maaş dərəcələrinin müəyyən edilməsinə dair sənədlər (hesablamalar, aktlar, arayışlar, rəylər, məlumatlar və s). Müvafiq sənədlər və onlara aid əlavələrdən formalaşdırılmış işin sərlövhəsində “sənədlər” sözündən istifadə oluna bilər (Misal: Bakı şəhəri Suraxanı rayonu İcra Hakimiyyəti Başçısının “ 00“- “000“ №-li sərəncamları və onlara əlavə olunan sənədlər; Azərbaycan Respublikası Təhsil Nazirliyinin kollegiya iclaslarının protokolları və onlara aid sənədlər).

9.8.3. 3-cü sütunda il ərzində yaranmış müvafiq işlərin miqdarı göstərilir və təqvim ilinin sonunda doldurulur.

9.8.4. 4-cü sütunda sənədlərin saxlanma müddətlərini göstərən nümunəvi və sahə siyahıları əsasında işin saxlanma müddəti və müvafiq siyahı üzrə bəndi göstərilir, siyahı olmadıqda nümunəvi və ya tipik işlərin nomenklatur-siyahılarına istinad olunur. Nümunəvi və sahə siyahılarında saxlanma müddətləri göstərilməmiş işlər nomenklatur-siyahıya daxil edildikdə onların saxlanma müddətləri idarənin MEK(EK)-nın təqdimatı əsasında müvafiq sahə üzrə dövlət siyasətini həyata keçirən mərkəzi icra hakimiyyəti orqanında yaradılan Mərkəzi ekspert yoxlama komissiyası müəyyən edir.

9.8.5. 5-ci sütunda sənədlərin saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsində istifadə olunan nümunəvi və sahə siyahılarının adı, EYK-nın qərarının nömrəsi, tarixi, işin növbəti ilə keçirilməsi və s. barədə zəruri qeydlər aparılır.

9.9. Kargüzarlıq ili başa çatdıqdan sonra işlərin nomenklatur-siyahısında il ərzində idarədə yaranmış daimi və müvəqqəti saxlanılan, həmçinin şəxsi heyətə aid işlərin miqdarı barədə yekun qeydlər aparılır.

9.10. Kargüzarlığında elektron sənəd dövriyyəsi sisteminin tətbiq olunduğu dövlət orqanlarında, idarələrdə elektron formada yaradılan sənədlərin siyahıları təsdiq olunur və işlərin nomenklatur-siyahısının qeyd sütununda həmin sənədlərdən elektron işlərin formalaşdırılması barədə qeydlər aparılır.

9.11. Elektron sənədlərin siyahılarına Azərbaycan Respublikasının qanunvericilik aktlarında, mərkəzi icra hakimiyyəti orqanlarının normativ hüquqi sənədlərində elektron formada yaradılması nəzərdə tutulan sənədlər, həmçinin məlumat, uçot, nəzarət və qeydiyyat xarakterli digər sənədlər daxil edilir.

9.12. Elektron sənədlərin elektron informasiya daşıyıcılarında saxlanması müddəti müvafiq sənədlərin kağız daşıyıcıları üçün qanunvericilikdə müəyyən edilmiş müddətdən az olmamaqla müəyyən edilir. Elektron sənədlərin siyahıları və işlərin nomenklatur-siyahısı kağız əsaslı sənədlər üçün müəyyən olunmuş formaya uyğun həm elektron, həm də kağız daşıyıcıda hazırlanır, müvafiq arxiv təşkilatı ilə razılaşdırılır və idarənin rəhbəri tərəfindən təsdiq edilir.

 

10. Saxlama vahidlərinin formalaşdırılması

 

10.1. Kargüzarlıqda başa çatmış daimi və uzun müddət (10 ildən artıq) saxlanılan, həmçinin şəxsi heyətə aid işlər müvafiq qaydada tərtib və təsvir olunur, mühafizə üçün idarə arxivinə təhvil verilir. Saxlanma müddətlərinə müvafiq olaraq daimi, uzun müddət (10 ildən artıq) saxlanılan və şəxsi heyətə aid işlər tam, müvəqqəti saxlanılan (10 ildən az) işlər isə qismən tərtib edilir.

10.2. İşin tam tərtib edilməsinə onun tikilməsi (cildlənməsi), vərəqlərinin nömrələnməsi, təsdiq vərəqinin, daxili siyahısının hazırlanması və üz cildinin təsvir edilməsi daxildir. Müvəqqəti saxlanılan (10 ildən az) işlər müvafiq qaydada tərtib olunmadan dəftərxana qovluqlarında saxlanılır.

10.3. İdarənin struktur bölmələrində icrası başa çatmış sənədlər təsdiq edilmiş iş nomenklaturuna uyğun olaraq qovluqlarda sistemləşdirməklə təsvir edilir və saxlama vahidləri formalaşdırılır. Saxlama vahidinə onun sərlövhəsi ilə uyğunluq təşkil edən sənədlər daxil edilir. Sənədlərin təkrarlanan nüsxələri, qaralamalar (xüsusi qiymətli sənədlərin qaralamaları istisna olmaqla), qaytarılmalı olan sənədlər saxlama vahidinə daxil edilmir.

10.4. Saxlama vahidlərinin formalaşdırılması zamanı aşağıdakı tələblər nəzərə alınır:

10.4.1. sənədlər (daimi, uzun müddət və müvəqqəti saxlanılan) saxlanma müddətlərinə uyğun ayrı-ayrı saxlama vahidlərində qruplaşdırılır;

10.4.2. saxlama vahidinə sənədin yalnız bir nüsxəsi (əsli) daxil edilir;

10.4.3. saxlama vahidində bir təqvim ilinə aid olan sənədlər daxil edilir (şəxsi işlər, məhkəmə, teatr, təhsil, seçki orqanlarının işləri istisna olmaqla);

10.4.3. saxlama vahidi 250 vərəqdən və 04 sm qalın olmamaqla tərtib olunur;

10.4.4. sənədlər saxlama vahidinə xronoloji ardıcıllıqla (daxil olma və göndərilmə ardıcıllığı), müəlliflərin, coğrafi adların əlifba sırası ilə və yaxud sənədlərdəki məsələnin məzmun bağlılığı nəzərə alınaraq yerləşdirilir;

10.4.5. sənəd və ona aid əlavələr tərtib olunma, təsdiq edilmə tarixlərindən asılı olmayaraq bir saxlama vahidində qruplaşdırılır, əlavələrin həcmi 250 vərəqdən artıq olduqda, ayrıca saxlama vahidi tərtib edilir və bu barədə əsas sənəddə müvafiq qeyd aparılır;

10.4.6. sərəncam mahiyyətli sənədlər növlər üzrə müvafiq təqvim ili daxilində xronoloji ardıcıllıqla qruplaşdırılır;

10.4.7. sərəncam mahiyyətli sənəd ilə təsdiq edilmiş əsasnamə, nizamnamə, təlimat həmin sənədə əlavə hesab olunur və eyni saxlama vahidində qruplaşdırılır, müstəqil sənəd kimi təsdiq edildikdə isə ayrıca saxlama vahidi tərtib olunur;

10.4.8. əmrlər məzmun və mahiyyətindən (əsas fəaliyyət, inzibati-təsərrüfat, kadr), saxlanma müddətlərindən asılı olaraq ayrı-ayrılıqda qruplaşdırılır;

10.4.9. yuxarı təşkilatlardan daxil olan sənədlər onların icra olunmasına dair sənədlərlə birlikdə, az həcmdə olduqda isə idarənin əsas fəaliyyətinə dair sənədlərin tərkibində qruplaşdırılır;

10.4.10. təsdiq edilmiş plan, hesabat, smeta və sair sənədlər onların layihələrindən ayrı qruplaşdırılır;

10.4.11. şəxsi işlərdə sənədlər xronoloji ardıcıllıqla sistemləşdirilir, şəxsi vərəqlər, şəxsi hesablar əlifba sırası ilə saxlama vahidinə yerləşdirilir;

10.4.12. vətəndaşlardan daxil olan müraciətlər (ərizə, təklif və şikayətlər) onların icra olunmasına dair sənədlərlə birlikdə qruplaşdırılır;

10.4.13. yazışmalar təqvim ili daxilində xronoloji ardıcıllıqla sistemləşdirilir və cavab sənədi daxil olan müraciətin arxasına tikilir. Fəaliyyət sahələrinin xüsusiyyətlərindən asılı olaraq yazışma təhsil, teatr, seçki illəri daxilində də qruplaşdırıla bilər.

10.5. Saxlama vahidi dörd yerdən deşik açmaqla sənədin mətninin, tarixinin, imzanın sərbəst oxunması mümkün olan tərzdə qalın karton üzlü qovluğa tikilir və ya cilidlənir. Tikilmək üçün hazırlanmış sənədlərdən ara qatlar, metal bəndlər, pərçimlər çıxardılır.

10.6. Xüsusi əhəmiyyətli və iri formatlı sənədlər iplə bağlanılan qalın qovluqlarda və ya qutularda saxlanılır. Tələb olunmadan qalmış şəxsi sənədlər (əmək kitabçası, şəxsiyyət vəsiqəsi, hərbi bilet, diplom və s.) zərfə qoyularaq sənədlərlə birlikdə tikilir. Belə sənədlər çox olduqda onlara ayrıca siyahı tərtib olunur. Xüsusi əhəmiyyətli sənədlər daxil edilmiş saxlama vahidinin əvvəlinə sənədlərin daxili siyahısı, sonuna isə təsdiqləyici vərəq tikilir.

10.7. Sənədlərin tamlığını və ardıcıllığını təmin etmək üçün saxlama vahidinə daxil edilmiş vərəqlər (təsdiqetmə vərəqi və daxili siyahı istisna olmaqla) yuxarı sağ küncdən qara karandaşla ərəb rəqəmləri ilə ardıcıl nömrələnir. Bir neçə hissədən (cilddən) ibarət olan saxlama vahidinin hər biri ayrı-ayrılıqda nömrələnir. Daxili siyahının vərəqləri ayrıca nömrələnir. Şəkillər, çertyojlar, diaqramlar və böyük ölçüdə (A-2, A-3 formatda) olan vərəqlər arxa tərəfdən sol yuxarı küncdən nömrələnir. Üzərində tam olaraq fotoşəkillər və ya markalar yapışdırılmış, həmçinin bir tərəfdən tikilmiş istənilən ölçülü vərəq bir dəfə nömrələnir. Saxlama vahidinə zərf tikildikdə ilk olaraq zərf, daha sonra zərfin içindəki sənədlərdə nömrələnmə aparılır.

10.8. Saxlama vahidinə əvvəlcədən nömrələnmiş sənədlər daxil edildikdə ümumi ardıcıllığa uyğun olaraq nömrələnmə aparılır, böyük fərq olduğu hallarda vərəqlər yenidən nömrələnir və əvvəlki rəqəmlərin üzərindən karandaşla xətt çəkilir. Saxlama vahidinin əvvəlki təsdiqedici vərəqi xətt çəkilərək saxlanılır və ona yeni təsdiqedici vərəq tərtib olunur. Vərəqlərin nömrələnməsində az sayda səhvlər olduqda liter nömrələrdən istifadə olunur.

10.9. Saxlama vahidi üzrə vərəqlərin sayını təsdiq etmək üçün onun sonuna təsdiqetmə vərəqi tikilir. Təsdiqetmə vərəqi müəyyən olunmuş formada (12 №-li əlavə) hazırlanır. Təsdiqetmə vərəqində saxlama vahidində olan vərəqlərin sayı (rəqəmlə və yazı ilə), liter və buraxılmış nömrələr, daxili siyahıdakı vərəqlərin sayı, ona tikilmiş şəkillərin, markaların sayı göstərilir. Təsdiqetmə vərəqi onu hazırlayan şəxs tərəfindən vəzifəsi göstərilməklə imzalanır və tarix qoyulur. Təsdiqetmə vərəqində sonradan edilən bütün dəyişikliklər müvafiq akt əsasında aparılır. Təsdiqetmə vərəqi saxlama vahidinin sonuna tikilir, saxlama vahidi əvvəlcədən tikilmiş olduqda onun arxa üzünün içəri hissəsinə yapışdırılır.

10.10. Saxlama vahidinə uçot aparılması tələb olunan spesifik sənədlər (xüsusi əhəmiyyətli sənədlər, məhkəmə qərarları, istintaq işləri, şəxsi işlər) daxil edildikdə, həmçinin onun sərlövhəsində sənədlərin məzmunu tam əhatə olunmadıqda daxili siyahı tərtib olunur.

10.11. Daxili siyahı müəyyən olunmuş formada ( 13 №-li əlavə) hazırlanır, orada sənədin ardıcıllıq nömrəsi, indeksi, tarixi, sərlövhəsi və vərəqlərin nömrələri göstərilir. Daxili siyahı üçün yekun qeyd hazırlanır və siyahıya daxil edilmiş sənədlərin miqdarı və vərəqlərin sayı barədə məlumat verilir, onu hazırlayan şəxs tərəfindən imzalanır. Daxili siyahı saxlama vahidinin əvvəlinə tikilir. Sənədlərin tərkibində dəyişikliklər baş verdikdə, buna əsas olan sənədlər göstərilməklə daxili siyahının “qeyd” sütununda müvafiq düzəlişlər aparılır.

10.12. İdarə arxivində tərtib olunan daimi, uzun müddət (10 ildən artıq) saxlanılan və şəxsi heyətə aid saxlama vahidlərinin üz cildi (bundan sonra-titul vərəqi) müəyyən olunmuş formada (14 №-li əlavə) tərtib olunur. Saxlama vahidinin titul vərəqində idarənin və onun tabe olduğu yuxarı təşkilatın adı, onun yarandığı struktur bölmənin adı, indeksi, ümumi siyahı üzrə nömrəsi, sərlövhəsi, sənədlərin ilk və son tarixiləri, vərəqlərin sayı, saxlama müddəti və arxiv şifri yazılır. Daimi saxlanılan saxlama vahidinin titul vərəqində sənədləri qəbul edən dövlət arxivinin adının yazılması üçün yer saxlanılır.

10.13. Saxlama vahidinə daxil edilmiş sənədlərin əhatə olunduğu illərdə idarənin (struktur bölmənin) adı dəyişdirildikdə və ya həmin saxlama vahidi davam etdirmək üçün digər idarəyə (struktur bölməyə) təhvil verildikdə onun titul vərəqində hər iki idarənin (struktur bölmənin) adı yazılır və əvvəlki ad mötərizəyə alınır.

10.14. Saxlama vahidinin sərlövhəsi idarənin işlərin nomenklatur-siyahısı əsasında yazılır və zərurət olduqda sərlövhədə qismən dəyişikliklər edilir. Saxlama vahidi bir neçə hissədən (cilddən) ibarət olduqda ona ümumi sərlövhə verilir və hər bir hissəyə (cildə) onu fərqləndirən əlamət qeyd olunur. Bu sərəncamların nömrələri, əlifba sırası üzrə hərflər, hissənin (cildin) nömrəsi, coğrafi əlamətlər ola bilər. Sənədlərin surətlərindən tərtib olunmuş saxlama vahidinin sərlövhəsində onların surət olması qeyd olunur, sənədlərin əsli olması onun sərlövhəsində qeyd edilmir.

10.15. Saxlama vahidinin titul vərəqində sənədlərin ilk və son tarixləri göstərilir. İlk və son tarixlər sənədlərin hazırlanması, imzalanması, təsdiq edilməsi və qeydiyyatı tarixləri ilə müəyyən edilir. Protokol, əmr, qərar, sərəncam və s. sənəd növləri ilə formalaşdırılmış saxlama vahidinin ilk və son tarixləri gün, ay, il göstərməklə tam olaraq qeyd olunur. Şəxsi işin ilk və son tarixləri işçinin işə daxil olma və işdən azad olma tarixləri ilə müəyyənləşdirilir.

10.16. Saxlama vahidinin titul vərəqində qeyd edilən vacib elementlərdən biri vərəqlərin sayı və onun saxlanma müddətidir. Vərəqlərin sayı saxlama vahidinin təsdiqedici vərəqi, saxlanma müddəti isə idarənin işlərin nomenklatur-siyahısı əsasında müəyyən edilir. Daimi saxlanılan saxlama vahidinin titul vərəqində “daimi saxlanılmalı” ifadəsi yazılır.

10.17. Saxlama vahidinin arxiv şifri müvafiq arxiv fondunun, arxiv siyahısının və saxlama vahidinin siyahı üzrə nömrələrinə uyğun müəyyənləşdirilir və işlərin siyahısı müvafiq dövlət arxivinin EYK-da təsdiq olunduqdan sonra onlara arxiv şifri qoyulur.

 

11. İdarə arxivlərində sənədlərin arxiv siyahılarının hazırlanması

 

11.1. Saxlama vahidləri struktur bölmələrdə hazırlanmış siyahılar əsasında idarənin arxivinə təhvil verilir. Struktur bölmələrin siyahıları bu Təlimatın 11.2-ci və 11.3-cü bəndlərində müəyyən olunmuş qaydalara uyğun iki nüsxədə hazırlanır. Daimi, uzun müddət saxlanılan və şəxsi heyətə aid saxlama vahidləri üçün (o cümlədən elektron) ayrı-ayrılıqda siyahılar tərtib edilir.

11.2. Siyahının təsvir elementi saxlama vahidi, onun struktur elementləri isə təsvir bəndi, yekun qeydi, təsdiqetmə vərəqi və elmi-məlumat aparatı təşkil edir. Siyahının 1-ci sütununda saxlama vahidinin siyahı üzrə ardıcıllıq nömrəsi, 2-ci sütununda iş nomenklaturu üzrə kargüzarlıq indeksi, 3-cü sütununda sərlövhəsi və xarici xüsusiyyəti, 4-cü sütununda ilk və son tarixləri, 5-ci sütununda vərəqlərin sayı və 6-cı sütununda isə fiziki vəziyyəti, digər struktur bölmələrə verilməsi barədə məlumatlar qeyd olunur (7 №-li əlavə).

11.3. Siyahılar aşağıdakı tələblərə uyğun hazırlanır:

11.3.1. saxlama vahidləri siyahıda idarənin iş nomenklaturunun hazırlanmasında tətbiq edilən sistemləşdirmə sxeminə uyğun yerləşdirilir;

11.3.2. saxlama vahidi siyahıya ayrıca nömrə ilə daxil edilir, bir neçə hissədən (cilddən) ibarət saxlama vahidinin hər bir hissəsi (cildi) müstəqil nömrə ilə siyahıya daxil edilir. Sərlövhəsi eyni olan bir neçə saxlama vahidi siyahıya daxil edildikdə, birinci daha əvvəlki tarixə malik olanın sərlövhəsi tam olaraq yazılır, digərlərin yerinə “həmin iş” ifadəsi qeyd olunur. Siyahının davamı yeni səhifəyə keçdikdə saxlama vahidinin sərlövhəsi yenidən tam olaraq yazılır.

11.4. siyahının sütunları müvafiq saxlama vahidinin titul vərəqində qeyd olunmuş məlumatlara uyğun tam və dəqiq doldurulur.

11.5. Siyahının sonunda ora daxil edilmiş saxlama vahidlərinin ilk və son nömrələri, miqdarı (rəqəm və yazı ilə) göstərilməklə müəyyən olunmuş formada (15 №-li əlavə) yekun qeydi yazılır, həmçinin buraxılmış və liter nömrələr barədə məlumat verilir. Siyahı onu hazırlayan şəxs tərəfindən imzalanır və struktur bölmə rəhbəri tərəfindən təsdiqlənir.

11.6. Saxlama vahidlərinin sərlövhələri siyahıya daxil edilməzdən əvvəl onların düzgün təsvir və tərtib olunması yoxlanılır, aşkar edilmiş qüsurların tam aradan qaldırılması təmin olunur.

Saxlama vahidlərin idarə arxivinə təhvil verilməsi struktur bölmə rəhbərləri ilə razılaşdırılmış və idarə rəhbərinin təsdiq etdiyi qrafik əsasında həyata keçirilir.

11.7. İdarə arxivi struktur bölmələrdən təhvil verilən işlərin siyahıları əsasında arxivdə mühafizə olunan daimi, uzun müddət saxlanılan və şəxsi heyətə aid saxlama vahidlərinin illik icmal siyahılarını hazırlayır. Daimi saxlanılan saxlama vahidlərinin siyahılarına zərurət olduqda idarənin nomenklatur-siyahısında “EYK” qrifi yazılmış işlərdən daimi saxlanmaq üçün seçilmiş sənədlərdən tərtib olunan saxlama vahidləri də daxil edilir.

11.8. Daimi saxlanılan saxlama vahidlərinin ümumi icmal arxiv siyahısı müəyyən olunmuş formada (7 №-li əlavə) hazırlanır. Siyahının təsvir bəndlərinə (sütunlarına) bu Təlimatın 11.2-ci bəndində qeyd olunan məlumatlar daxil edilir. Siyahıya daxil edilmiş saxlama vahidləri ardıcıl olaraq nömrələnir, sonradan aşkar olunan saxlama vahidi liter nömrə ilə siyahıya daxil edilir. Saxlama vahidlər tam olaraq siyahıya daxil edildikdən sonra yekun qeyd yazılır.

11.9. Daimi, uzun müddət saxlanılan və şəxsi heyətə aid saxlama vahidlərinin icmal arxiv siyahısının elmi-məlumat aparatına siyahının titul vərəqi, müqəddimə, qısaldılmış sözlərin siyahısı, mündəricat və tarixi arayış aiddir.

11.10. Arxiv siyahının titul vərəqi müəyyən olunmuş formada (16 №-li əlavə) hazırlanır. Titul vərəqində fondtəşkiledənin və fondun adı, nömrəsi, siyahının adı, nömrəsi, sənədlərin ilk və son tarixləri yazılır, həmçinin sənədləri qəbul edən dövlət arxivinin adının yazılması üçün yer saxlanılır.

11.11. Müqəddimədə idarənin yaranma tarixi, onun hüquqi əsası, fəaliyyət istiqamətləri, strukturu, tabe olduğu yuxarı təşkilat, siyahıdakı işlərin miqdarı, məzmunu, tərkibi, xronoloji sərhədləri, işlərin sistemləşdirilməsi, təsviri qaydaları barədə məlumat verilir. Müqəddimə tərtib olunma tarixi qoyulmaqla hazırlayan şəxs və arxiv müdiri tərəfindən imzalanır.

 11.12. Arxiv siyahısında istifadə olunan qısaldılmış sözlərin açıqlanması qısaldılmış sözlərin siyahısında verilir. Arxiv siyahısı bir neçə bölmədən, altbölmələrdən ibarət olduqda onun mündəricatı hazırlanır və mündəricatda müqəddimə, qısaldılmış sözlərin siyahısı, bölmələr, altbölmələr qeyd olunmaqla onların yerləşdiyi vərəqlərin nömrələri göstərilir.

11.13. Arxiv fonduna tarixi arayış tərtib edilir. Tarixi arayışda fondtəşkiledənin, fondun tarixi, onun sənədlərinin tərkibi, məzmunu, elmi-məlumat aparatı haqqında məlumatlar verilir. Tarixi arayışın birinci hissəsinə idarənin yaradılmasını zəruri edən amillər göstərilməklə xronoloji ardıcıllıqla aşağıdakı məlumatlar daxil edilir:

11.13.1. qanunvericilik aktına, digər hüquqi sənədə istinad etməklə idarənin və onun varisi olmuş təşkilatın yaradılması, yenidən təşkili və ləğv edilməsi haqqında;

11.13.2. idarənin dövlət aparatı sistemində, ölkənin iqtisadi, siyasi, sosial-mədəni və digər fəaliyyət sahələrində tutduğu yeri və rolu haqqında;

11.13.3. idarənin əsasnaməsi (nizamnaməsi) ilə müəyyən olunmuş vəzifələri, funksiyaları, səlahiyyətləri və onların dəyişdirilməsi haqqında;

11.13.4. idarənin fəaliyyət dairəsi və ona tabe olan təşkilatlar sistemi haqqında;

11.13.5. idarənin adında, strukturunda və tabeliyində baş vermiş dəyişikliklər haqqında.

11.14. Tarixi arayışın ikinci hissəsində fondun tarixi ilə bağlı məlumatlar, sənədlərin ilk dəfə arxivə daxil olmasının tarixi, onların həcmi, ilk və son tarixləri, sənədlərin tərkibində baş vermiş dəyişikliklər, onun səbəbi (ekspertizası, itirilməsi), sənədlərin təsvir və sistemləşdirilməsinin xüsusiyyətləri, sənədlərin miqdarı və elmi-məlumat aparatının tərkibi barədə məlumatlar verilir.

11.15. Tarixi arayış iki nüsxədə hazırlanır, arxivə məsul əməkdaş və onu hazırlayan şəxs tərəfindən imzalanır. Tarixi arayışın bir nüsxəsi dövlət arxivinə (sənədlər ilk dəfə təhvil veriləndə) təhvil verilir, digər nüsxəsi isə idarə arxivində saxlanılır. Fondtəşkiledənin və fondun strukturunda dəyişikliklər baş verdikdə tarixi arayışa əlavələr olunur.

11.16. Daimi, uzun müddət saxlanılan və şəxsi heyətə aid saxlama vahidlərinin icmal arxiv siyahısının illik bölməsi kağız və elektron nüsxələrdə hazırlanır. Siyahıya daxil edilmiş saxlama vahidlərinin sayı dörd rəqəmli həddə çatdıqda siyahı başa çatmış hesab olunur. Başa çatmış siyahıya fond vərəqi üzrə nömrə verilir, yekun qeydi (15 №-li əlavə) və təsdiqetmə vərəqi (12 №-li əlavə) tərtib olunur.

11.17. İdarənin şəxsi heyətə aid sənədlərindən formalaşdırılmış saxlama vahidləri icmal arxiv siyahıda aşağıdakı ardıcıllıqla sistemləşdirilir :

11.17.1. şəxsi heyətə aid əmrlər;

11.17.2. işçilərin siyahısı;

11.17.3. kadrların (işçilərin) uçotu vərəqələri;

11.17.4. şəxsi işlər (şəxsi işlərə ayrıca siyahı tərtib olunmadıqda);

11.17.5. işçilərin əmək haqqı üzrə şəxsi hesabları(əmək haqqının hesablanması cədvəlləri);

11.17.6. tələb olunmayan əmək kitabçalar (ayrıca siyahı olmadıqda);

11.17.7. bədbəxt hadisələr barədə aktlar.

11.18. Böyük miqdarda işçi personalına malik olan və il ərzində çoxlu sayda sənəd yaranan idarələrdə şəxsi heyətə aid sənədlərin hər bir növü üçün ayrıca siyahı tərtib edilə bilər.

11.19. Şəxsi işlər işçinin işdən azad olunduğu il üzrə siyahıya alınır və il daxilində əlifba sırası ilə sistemləşdirilir. Sənədləri dövlət mühafizəsinə təhvil verən idarələrdə şəxsi heyətə aid işlərin siyahıları iki nüsxədə tərtib edilir, hazırlayan şəxs və kadr qurumunun rəhbəri tərəfindən imzalanır.

11.20. Struktur bölmələrdən saxlama vahidlərinin idarə arxivinə qəbulunu arxivin məsul əməkdaşı həyata keçirir. Arxivin əməkdaşı müvafiq struktur bölmənin nümayəndəsinin iştirakı ilə saxlama vahidlərinin idarənin iş nomenklaturuna uyğun tərtib və təsvir olunmasını, onların siyahı üzrə miqdarını, xüsusi əhəmiyyətli sənədlər olan saxlama vahidlərinin vərəqlərinin sayını yoxlayır. Siyahının hər iki nüsxəsində qəbul edilmiş saxlama vahidlərinin miqdarını rəqəm və yazı ilə qeyd edir, tarix qoymaqla imzalayır. Siyahıya daxil edilmiş saxlama vahidlər aşkar olunmadıqda aktla rəsmiləşdirilir və onların axtarışı üçün tədbirlər görülür.

11.21. İdarə arxivinə təhvil verilən elektron sənədlərin maddi daşıyıcısının fiziki vəziyyəti, sənədin maddi daşıyıcıya yazılması və onun keyfiyyəti, həmçinin elektron sənədin düzgün təsvir olunması, saxlama vahidinə arxiv siyahı üzrə şifrənin qoyulması, qoşma sənədlər kompleksinin mövcudluğu yoxlanılır. Elektron sənədlərin mühafizəsi və istifadəsinin təmin olunması üçün qoşma sənədlərdə müvafiq elektron sənədin adı, yaradılması tarixi, fiziki və məntiqi strukturu, konteksi, həqiqiliyi, sənədlərin həcmi barədə məlumatlar verilir.

11.22. Elektron informasiya sistemində yaradılan və yaxud maddi daşıyıcıda olan elektron sənədlər idarə arxivinə iki nüsxədə (əsas və istifadə) hazırlanmış siyahı əsasında təhvil verilir. İdarənin elektron informasiya sistemində olan sənədlərdən elektron imza faylı daxil etməklə qovluqlar (saxlama vahidlər) formalaşdırılır. Elektron saxlama vahidləri və onların arxiv siyahıları idarə rəhbəri və yaxud müvafiq səlahiyyətə malik şəxs tərəfindən elektron imza ilə təsdiq edilir.

11.23. İdarə arxivinə maddi daşıyıcıda təhvil verilmiş elektron sənədlərin saxlama vahidinin yerləşdirildiyi qutunun üzərində fondtəşkiledənin adı, fondun nömrəsi, siyahının və saxlama vahidinin nömrəsi, əsas və ya istifadə nüsxəsinin olması, elektron sənədlərin ilk və son tarixləri, sənədlərin həcmi, formatı barədə məlumatlar verilir.

 

12. İdarə arxivlərində sənədlərdən istifadə işinin təşkili

 

12.1. Arxiv sənədlərindən istifadə - sənədlərdəki məlumatların vətəndaşların qanuni maraq və hüquqlarının təmin edilməsində, cəmiyyətin sosial-iqtisadi, mədəni, elmi, siyasi məqsədləri üçün tətbiq edilməsidir. İdarə arxivlərində mühafizə edilən sənədlər (məhdud buraxılışlı və məxfi sənədlər istisna olmaqla) arxiv əməkdaşları və tədqiqatçılar üçün istifadəyə açıqdır və onlardan istifadə bu Təlimatla müəyyən olunan normalar daxilində tənzimlənir.

12.2. İdarə arxivlərində sənədlərdən əsasən aşağıdakı məqsədlər üçün istifadə olunur:

12.2.1. arxivdə saxlanılan bu və ya digər sənədin mövcudluğu, onun məzmunu, tərkibi barədə idarənin və onun struktur bölmələrin rəhbərlərinin məlumatlandırılması;

12.2.2. hüquqi və fiziki şəxslərdən daxil olan sorğuların icrası;

12.2.3. kütləvi informasiya vasitələrində dərc üçün məlumatın hazırlanması;

12.2.4. informasiya xarakterli tədbirlərin (sərgi, konfrans) hazırlanması;

12.2.5. oxu zalında sənədlərdən istifadə etməklə elmi-tədqiqat işlərinin hazırlanması;

12.2.6. informasiya-kommunikasiya vasitələrinin imkanlarından istifadə etməklə əməkdaşların elektron arxiv resurslarına buraxılışın təmin edilməsi.

12.3. İdarə arxivi Azərbaycan Respublikasının müvafiq qanunvericilik aktlarında müəyyən olunmuş tələblərə uyğun yazılı və elektron formada daxil olan müraciətləri icra etməyə borcludur. Arxiv məlumatı müraciətin mətnindən asılı olaraq arxiv arayışı, arxiv surəti, arxiv çıxarışı formasında verir. Elektron formada daxil olan sorğu informasiya kommunikasiya vasitələrindən istifadə etməklə cavablandırıla bilər.

12.4. İdarə arxivinə daxil olan müraciətlərin qeydiyyatı və onlara verilən arxiv məlumatlarının rəsmiləşdirilməsi vətəndaşların müraciətlərinə baxılması, kargüzarlığın aparılması haqqında Azərbaycan Respublikasının qanunvericilik aktlarında və bu Təlimatda müəyyən olunmuş qaydalara uyğun həyata keçirilir.

12.5. Arxivə daxil olan müraciətlər qeydiyyat-nəzarət vərəqində qeydə alınır, müəyyən olunmuş qaydada (17 №-li əlavə) tərtib və təsdiq edilən rəsmi arxiv sənədi olan arxiv arayışı, arxiv surəti və arxiv çıxarışı verilməklə cavablandırılır.

12.5.1. Arxiv arayışı - sorğunun mətninə uyğun arxiv məlumatlarını özündə əks etdirən, üzərində onun tərtib olunmasında istifadə olunan sənədlərin arxiv şifri və vərəqlərinin nömrəsi göstərilmiş rəsmi sənəddir. Arxiv arayışının həcmi bir vərəqdən çox olduqda vərəqlər nömrələnir. Arayışda məlumatlar xronoloji ardıcıllıqla təsvir edilir, sənədin əslində olduğu kimi qeyd olunur, sənədin əslində hər hansı dəyişiklik, qaralama olduqda arayışda müvafiq qeydlər aparılır. Arayış onu hazırlayan şəxs və idarə rəhbəri tərəfindən imzalanır, möhürlə təsdiqlənir. Elektron arxiv arayışı müvafiq səlahiyyətə malik şəxs tərəfindən elektron imza ilə təsdiq edilir. Arayışın bir nüsxəsi idarə arxivində saxlanılır.

12.5.2. Arxiv çıxarışı- idarənin blankında hazırlanır və üzərində sənəd növünün adı “ARXİV ÇIXARIŞI” yazılır. Çıxarışda sənəddəki məlumatın sorğunun predmetinə aid olan hissəsi tam olaraq yazılır. Mətnin əvvəlində və ya sonunda buraxılmış cümlə, söz olduqda nöqtələr qoyulur. Sənədin əslində düzəlişlər, əlavələr, pozulmuş və ya sonradan yazılmış mətnlər, şübhə doğuran digər dəyişikliklər aşkar edildikdə “sənəddə belədir”, “mətndə aydın deyil”, “silinmişdir,” ”qələmlə üzərinə.... əlavə edilmişdir” və s. qeydlər aparılır. Çıxarış onu hazırlayan şəxs və idarə rəhbəri tərəfindən imzalanır, möhürlə təsdiqlənir, üzərində çıxarışın hazırlanmasında istifadə olunan sənədlərin arxiv şifri və vərəqlərin nömrələri qeyd olunur.

12.5.3. Arxiv surəti – hazırlanmasında istifadə olunan sənədin arxiv şifri və vərəqinin nömrəsi göstərilməklə makina, fotoqrafik, elektroqrafik, yaxud digər texniki avadanlıqlar vasitəsi ilə eynilə köçürülmüş mətnidir. Arxiv sənədinin surəti əsas sənədin mətnindən sorğuya aid olan hissəsinin surəti çıxarılmaqla hazırlanır, sənədin əslində düzəlişlər, əlavələr, pozulmuş və ya sonradan yazılmış mətnlər olduqda müvafiq qeydlər aparılır. Arxiv surətinin hər bir vərəqinin arxa üzünə istifadə olunmuş sənədin arxiv şifri yazılır və sonuncu vərəqin arxa üzündə təsdiq edici qeyd və möhür qoyulur.

12.6. İdarə arxivində hazırlanan sorğuların cavabları müraciət edənin ünvanına müşayiət məktubu ilə poçt vasitəsilə göndərilir və yaxud şəxsiyyəti təsdiq edən sənəd təqdim etməklə birbaşa müraciət edənə, vəkalətnamə əsasında etibar etdiyi şəxsə verilir.

12.7. İdarə arxivində saxlanılan sahibi tərəfindən vaxtında alınmamış şəxsi sənədlər (vətəndaşlıq vəziyyətini təsdiq edən sənədlər, diplom, əmək kitabçası və s.) vətəndaşın yazılı müraciəti və idarə rəhbərinin razılığı ilə şəxsiyyəti təsdiq edən sənəd əsasında sahibinə və ya onun vəkil etdiyi şəxsə verilir.

12.8. İdarə arxivlərindən hüquq-mühafizə orqanlarına sənədlərin verilməsi Azərbaycan Respublikasının qanunvericilik aktlarında müəyyən olunmuş qaydalara uyğun rəsmi yazılı müraciət əsasında həyata keçirilir. Götürülmüş sənədin yerinə əvəzedici vərəq qoyulur və arxivin uçot sənədlərində müvafiq qeydlər aparılır.

12.9. İdarənin mərkəzi arxivində mütəxəssislərin, tədqiqatçıların bilavasitə sənədlərlə işləməsi üçün oxu zalı təşkil edilir. Oxu zalının iş qaydalarını idarənin rəhbəri müəyyən edir. Oxu zalına istifadəçi ərizə, tədqiqatçı göndəriş məktubu, idarənin əməkdaşı isə xidməti vəsiqə əsasında buraxılır. İdarənin əməkdaşları istisna olmaqla oxu zalından istifadə edən digər istifadəçilərə şəxsi vərəq açılır. Sənədlər oxu zalına tələbnamə əsasında verilir və istifadə olunmuş hər bir saxlama vahidinə istifadə vərəqi tərtib olunur.

12.10. İdarə arxivindən struktur bölmələrə istifadə üçün sənədlər idarə rəhbərinin razılığı əsasında 30 iş günü müddətinə, digər təşkilatlara isə yazılı müraciət əsasında üç aydan artıq olmamaq şərti ilə verilir və aktla rəsmiləşdirilir. Müvəqqəti istifadəyə verilmiş hər bir saxlama vahidi uçot kitabında qeydiyyata alınır və onun yerinə əvəzedici vərəq qoyulur. İstifadə olunaraq qaytarılan saxlama vahidi vərəqbəvərəq yoxlanılır.

12.11. İdarə arxivi sənədlərdən informasiya xarakterli tədbirlərin (sərgilər, ekskursiyalar, konfranslar) təşkilində istifadə edir. Qəzet və jurnallar üçün sənədli nəşrlər, digər kütləvi informasiya vasitələri üçün müxtəlif mövzularda materiallar, həmçinin idarənin tarixinə dair sənədli məcmuələr hazırlayır.

12.12. İdarə arxivində istifadə olunan saxlama vahidlərinin, sənədlərin uçotu, verilən arxiv məlumatlarının (arayış, surət, çıxarış) və oxu zalına gələn istifadəçilərin qeydiyyatı müvafiq qaydada hazırlanmış jurnallarda aparılır.

12.13. İdarə arxivi sənədlərin fiziki vəziyyəti qənaətbəxş olmadıqda, o cümlədən qanunvericilikdə müəyyən olunan digər hallarda sənədləri istifadəyə verməkdən imtina edə bilər. Bu cür hallarda imtina etmənin səbəbləri göstərilməklə müraciət edənə yazılı cavab verilir.

 

13. Arxiv fondu sənədlərinin dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsinin təşkili

 

13.1. Milli arxiv fondunun tərkibinə daxil olan arxiv sənədləri “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 10-cu maddəsində göstərilən müddətlərdə idarələrdə yaradılan arxivlərdə müvəqqəti saxlanıldıqdan sonra daimi mühafizə məqsədi ilə dövlət arxivlərinə təhvil verilir. Sənədlər dövlət arxivlərinə elmi-texniki cəhətdən qaydaya salınmış şəkildə və elmi-məlumat aparatı ilə birlikdə qəbul olunur.

13.2. Milli arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbəyi olmayan qeyri dövlət təşkilatlarının sənədlərinin dövlət arxivlərinə təhvil verilməsi həmin sənədlərin sahibi ilə dövlət arxiv təşkilatı arasında imzalanmış müqavilə əsasında həyata keçirilir.

13.3. İdarə arxivlərində sənədlərin müvəqqəti saxlanma müddətləri aşağıdakı kimi müəyyən olunur:

13.3.1. respublika dövlət hakimiyyəti orqanlarının sənədləri üçün -15 il;

13.3.2. rayon və şəhər hakimiyyəti orqanlarının sənədləri üçün -5 il;

13.3.3. yerli özünüidarəetmə orqanlarının sənədləri üçün –5 il;

13.3.4. elmi-texniki sənədlər üçün—15 il (bu müddət sənədin praktik əhəmiyyət saxladığı müddətə artırıla bilər);

13.3.4. vətəndaşlıq vəziyyəti aktları, notarial fəaliyyət və məhkəmə işləri, şəxsi heyət barədə sənədlər üçün–75 il;

13.3.5. kino, foto, fono, videoyazılar üçün –3 il;

13.4. Göstərilən müddətlər zəruri hallarda Azərbaycan Respublikası Milli Arxiv İdarəsinin razılığı ilə dəyişdirilə bilər. Sənədlərin vaxtından əvvəl daimi dövlət mühafizəsinə verilməsi onların itirilməsi təhlükəsi olduqda və yaxud idarənin müraciəti ilə müqavilə əsasında həyata keçirilir.

13.5. Milli arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbəyi olan idarənin mülkiyyət forması dəyişdirilərək nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxs yaradıldıqda sənədlər müvəqqəti olaraq yeni yaradılmış hüquqi şəxsin arxivində saxlanılır və qanunla müəyyən olunmuş müddət başa çatdıqdan sonra dövlət arxivinə qəbul edilir. İdarə tam olaraq özəlləşdirildikdə sənədlər dövlət mühafizəsinə təhvil verilir.

13.6. Milli arxiv fondunun komplektləşdirmə mənbəyi olan idarə ləğv edildikdə onun arxiv sənədlərinin dövlət mühafizəsinə təhvil verilməsini ləğvetmə komissiyası təşkil edir. Komissiya müvafiq idarənin komplektləşdirmə mənbəyi olan dövlət arxivinin nümayəndəsinin iştirakı ilə ləğv edilmiş idarənin arxiv sənədlərinin onun varisi olan təşkilatın, varisi olmadıqda yuxarı təşkilatın idarə arxivinə təhvil verilməsini təmin edir. Yuxarı təşkilat ləğv edilmiş idarənin arxiv sənədlərini onun fəaliyyət göstərdiyi ərazidə yerləşən dövlət arxivinə təhvil verə bilər.

13.7. Varisi və yuxarı təşkilatı olmayan ləğv olunmuş hüquqi şəxslərin arxiv sənədlərinin elmi və əməli əhəmiyyətə malik hissəsi müvafiq ərazidə yerləşən dövlət arxivinə təhvil verilir. Elmi və əməli əhəmiyyət kəsb etməyən müvəqqəti saxlanılan sənədlər isə hüquqi şəxslərin dövlət reyestrindən çıxardılması barədə qeyri-kommersiya hüquqi şəxslərinə və xarici qeyri-kommersiya hüquqi şəxslərinin filial və nümayəndəliklərinə münasibətdə Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin müəyyən etdiyi bölgü üzrə Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyinin və onun rayon (şəhər) qeydiyyat şöbələrinin, Naxçıvan Muxtar Respublikasının ərazisində təsis edilən siyasi partiyalar və xarici ölkələrin qeyri-hökumət təşkilatlarının filial və nümayəndəlikləri istisna olmaqla, digər qeyri-kommersiya qurumlarına münasibətdə Naxçıvan Muxtar Respublikasının Ədliyyə Nazirliyinin, kommersiya hüquqi şəxslərinə, xarici kommersiya hüquqi şəxslərinin filial və nümayəndəliklərinə və publik hüquqi şəxslərə münasibətdə Azərbaycan Respublikası Vergilər Nazirliyinin müəyyən etdiyi bölgü üzrə bu orqana bilavasitə tabe olan vergi orqanlarının, habelə Naxçıvan Muxtar Respublikasının Vergilər Nazirliyinin, dini qurumlara münasibətdə Azərbaycan Respublikasının Dini Qurumlarla İş üzrə Dövlət Komitəsinin və Naxçıvan Muxtar Respublikasının Dini Qurumlarla İş üzrə İdarəsinin rəsmi bildirişi olduğu halda, bu təlimatın 8.14-cü bəndində müəyyən olunmuş qaydada rəsmiləşdirilməklə məhv etmək üçün ayrılır.

13.8. Sənədlərin müvafiq tələblərə uyğun qaydaya salınması, elmi-texniki cəhətdən işlənilməsi idarənin vəsaiti hesabına həyata keçirilir. Ləğv edilmiş və varisi olmayan idarənin sənədlərinin qaydaya salınması, dövlət mühafizəsinə təhvil vermək üçün hazırlanması məsələsi idarənin ləğvetmə komissiyası ilə arxiv təşkilatı arasında bağlanmış müqavilə əsasında həll olunur. Sənədlər dövlət mühafizəsinə müvafiq dövlət arxivi ilə idarə arasında razılaşdırılmış plan-qrafik əsasında təhvil verilir.

13.9. Sənədlər dövlət arxivinə EYK-da təsdiq olunmuş siyahılar əsasında təhvil verilir və müəyyən olunmuş formada hazırlanmış təhvil-qəbul aktı ilə (18 №-li əlavə) rəsmiləşdirilir. Siyahının bütün nüsxələrində sənədlərin dövlət arxivinə təhvil verilməsi barədə qeydlər aparılır.

 13.10. Təhvil verilən işlərin siyahıdakı işlərlə uyğunluğu yoxlanılır, işlərin faktiki sayı ilə siyahının yekun qeydində göstərilən say arasında fərq yarandıqda, siyahının yekun qeydində işlərin faktiki miqdarı və çatışmayan işlərin nömrələri göstərilir. Təhvil-qəbul aktına işlərin aşkar olunmaması barədə arayış əlavə olunur və işlərin axtarılması istiqamətində tədbirlər görülür. İtirilmiş sənədlər onların surətləri ilə əvəz edilir.

13.11. Daimi dövlət mühafizəsinə təhvil verilən sənədlərin fiziki-kimyəvi, sanitar-gigiyenik və texniki vəziyyəti öyrənilir, elmi-texniki cəhətdən qaydaya salınması yoxlanılır və aşkar olunmuş qüsurlar sənədləri təhvil verən idarənin imkanları hesabına aradan qaldırılır.

13.12. Daimi dövlət mühafizəsinə maddi daşıyıcıda təhvil verilən elektron sənədlərin həqiqiliyinə və bütövlüyünə sənədləri təhvil verən təşkilat, maddi daşıyıcıdan istifadə olunmadan elektron informasiya sistemləri vasitəsilə təhvil verilən elektron sənədlərə görə isə onları təhvil verən və təhvil alan tərəflər eyni məsuliyyət daşıyırlar.

 

14. Yekun müddəalar

 

14.1. Bu Təlimat ümumi idarəçilik sistemində yaranan kağız əsaslı və elektron sənədlərin arxivləşdirilməsi işinin norma və qaydalarını müəyyən edir.

14.2. Bu Təlimatla müəyyən olunmuş norma və qaydaların pozulmasına görə hüquqi və fiziki şəxslər Azərbaycan Respublikasının qanunvericilik aktlarında müəyyən olunmuş qaydada məsuliyyətə cəlb olunur.

 


 

1 № -li Əlavə

Qəfəslər üzrə topoqrafik göstərici

 

_____ №-li mühafizəxana                                                                         _____ №-li qəfəs

 

Şkafın №-si

Rəfin №-si

Fondun №-si

Siyahının №-si

__ №-dən __ №-dək işlər

Qeyd

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Qəfəslər üzrə topoqrafik göstəricinin forması

 

 

 


 

2 № -li Əlavə

 

Sənədlərin mövcudluğunun və vəziyyətinin

yoxlanılması barədə

A K T

Tarix _________  №_________

             TƏSDİQ EDİRƏM

İdarənin adı

İdarənin rəhbərinin soyadı, adı

İmzası_____________________

Tarix_______________________

 

Fondun №-si _______________ Fondtəşkiledənin adı ______________________________________

 

Yoxlamanın keçirilməsi üçün əsas _____________________________________________________

                                                                                          (plana uyğun olaraq, sənədlərin yerdəyişməsi, təbii fəlakət və s.)

Komissiyanın tərkibi:

Komissiyanın sədri:__________________________________________________________________

                                                                                                   (adı, soyadı, vəzifəsi)

Komissiyanın üzvləri:________________________________________________________________

                                                                                             (adları, soyadları, vəzifələri)

____________________________________________________________________________________

 

Yoxlama ______________________tarixdən _____________________tarixədək keçirildi.

 

Yoxlama nəticəsində müəyyən olundu :

 

1. Siyahıda ________________________________________________________ sax/vah. göstərilmişdir.

                                                                                                                 (rəqəmlə və yazı ilə)

O cümlədən siyahı üzrə arxiv təşkilatı EYK-da __________________________________ sax/vah.

təsdiq edilmişdir (razılaşdırılmışdır).                                          (rəqəmlə və yazı ilə)

                                              

2.  _________________________________________ sax/vah. aşkar olunmamışdır,

                                 (rəqəmlə və yazı ilə)

O cümlədən siyahı üzrə arxiv təşkilatı EYK-da ____________________________ sax/vah.

təsdiq edilmiş (razılaşdırılmış).                                            (rəqəmlə və yazı ilə)

                                                 

3. Liter nömrələr:

3.1. yekun qeyddə hesaba alınmamış _________________________________________ iş;

                                                                                                    (rəqəmlə və yazı ilə)

3.2. yekun qeyddə hesaba alınmış ____________________________________________ iş.

                                                                                                       (rəqəmlə və yazı ilə)

4. Buraxılmış nömrələr:

4.1. yekun qeyddə hesaba alınmamış _________________________________________ iş;

                                                                                                      (rəqəmlə və yazı ilə)

4.2. yekun qeyddə hesaba alınmış ____________________________________________ iş.

                                                                                                (rəqəmlə və yazı ilə)

5. Başqa fonda aid olan düzgün yerləşdirilməmiş ________________________________ iş

                                                                                                              (rəqəmlə və yazı ilə

 

Sənədlərin mövcudluğunun və vəziyyətinin yoxlanılması barədə aktın forması

 


 

 

2 №-li əlavənin davamı

 

6. Bu fond üzrə mövcud ________________________________ iş siyahıya daxil edilmişdir.

                                                                                                             (rəqəmlə və yazı ilə)

7. Siyahıya daxil edilməmiş _________________________________________ iş var.

                                                                                  (rəqəmlə və yazı ilə)

8. Fondda (siyahıya daxil edilmiş və edilməmiş) cəmi ______________________ iş mövcuddur.

                                                                                                         (rəqəmlə və yazı ilə)

Onlardan :

8.1. _________________________________ işin dezinfeksiya edilməsi tələb olunur;

                     (rəqəmlə və yazı ilə)

8.2 _________________________________ işin dezinseksiya edilməsi tələb olunur;

                     (rəqəmlə və yazı ilə)

8.3. _________________________________ işin bərpa edilməsi tələb olunur;

                      (rəqəmlə və yazı ilə)

8.4. _________________________________ işin cildlənməsi və ya tikilməsi tələb olunur;

                      (rəqəmlə və yazı ilə)

8.5. ________________________________ işdə solmuş mətnlərin bərpası tələb olunur;

                        (rəqəmlə və yazı ilə)

8.6. ________________________________ iş islaholunmaz dərəcədə korlanmışdır;

                             (rəqəmlə və yazı ilə)

8.7. ________________________________ işin texniki cəhətdən qaydaya salınması tələb olunur;

                      (rəqəmlə və yazı ilə)

8.8. ________________________________ iş müvəqqəti istifadəyə verilmişdir.

                         (rəqəmlə və yazı ilə)

9. Sənədlərin vəziyyətinin və mühafizəsinin ümumi xarakteristikası ________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

 

Əlavə : ____ №-li işlərin mövcudluğunun və vəziyyətinin yoxlanılması barədə vərəqlər.

 

Yoxlamanı aparan əməkdaşın vəzifəsi, adı, soyadı, imzası

Tarix______________

 

 

Sənədlərin mövcudluğunun və vəziyyətinin yoxlanılması haqqında aktın forması

 

 

 

 

 

 


                                                                                                                                                                                                                     3 № -li Əlavə

Daxil olan və xaric edilən arxiv sənədlərinin uçotu kitabı

Sıra №-si

Sənədin daxil və ya xaric olma tarixi

Sənədləri daxil (yaxud xaric) olan idarənin (struktur bölmənin, şəxsin) adı 

Sənədlərin daxil, yaxud xaric edilməsi  üçün əsas olan sənədin adı, tarixi və nömrəsi

Sənədləri daxil və yaxud xaric edilmiş fondun adı, nömrəsi

Daxil və yaxud xaric edilmiş sənədlərin ilk və son tarixləri

Daxil olan təsvir edilmiş sənədlər

Xaric olan təsvir edilmiş sənədlər

Təsvir olunmamış işlər, sənədlər, vərəqlər

Qeyd

Saxlama vahidlərinin miqdarı

Saxlama vahidlərinin miqdarı

Daimi saxlanma müddətli

Uzun müddət (10 ildən artıq) saxlanılan

Şəxsi heyət üzrə

Daimi saxlanma müddətli

Uzun müddət (10 ildən artıq) saxlanılan

Şəxsi heyət üzrə

Daxil olub

Xaric edilib

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

İl ərzində cəmi _________________ saxlama vahidi daxil olub (7, 8, 9, 13-cü sütunlar üzrə ayrı-ayrılıqda göstərməklə).

                                 (rəqəmlə və yazı ilə)

O cümlədən     ________________________________________

                        _________________ saxlama vahidi xaric edilib (10, 11, 12, 14-cü sütunlar ürzə ayrı-ayrılıqda göstərməklə).

                                                 (rəqəmlə və yazı ilə)

O cümlədən    __________________________________________

 

İllik yekun qeydi tərtib etmiş şəxsin vəzifəsi, adı, soyadı, imzası

Arxiv müdirinin  adı, soyadı, imzası

Tarix___________

Daxil edilən və xaric olunan arxiv sənədlərinin uçotu kitabının forması

_______________________________________________________________________________________________________________________

 


4 №-li  Əlavə

 

Fondların siyahısı

 

Fondun nömrəsi

Fondun adı

Sənədlərin fonda ilk daxil olması tarixi

Fondun çıxarılması haqqında qeyd

Qeyd

Hara və nə üçün çıxarılıb

Çıxarılması üçün əsas olan sənədin tarixi və nömrəsi

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20 ___-ci il yanvarın 01 üçün ____№-dən ____№-dək __________ fond siyahıya daxil edilmişdir.

                                                                                                                                                              (rəqəmlə və yazı ilə)

 

O cümlədən 20___-ci ildə arxivdə cəmi _______________ fond mühafizə olunur.

                                                                          (rəqəmlə və yazı ilə)

Onlardan ______________ fondda xüsusi əhəmiyyətli işlər saxlanılır.

                                 (rəqəmlə və yazı ilə)

Boş nömrələr :

 

İllik yekun qeydi tərtib edən

əməkdaşın vəzifəsi, adı, soyadı, imzası                 

 

Arxiv müdirinin (arxivə cavabdeh şəxs) adı, soyadı, imzası                  

 

Tarix_____________

 

 

 

Fondların siyahısının forması

 


 

5 №-li Əlavə

Fond vərəqi

 

Fondun hər bir adının ilk və son tarixləri

Fondun adı

Mülkiyyət forması

Saxlama müddəti

(yalnız Azərbaycan Respublikası Milli arxiv fondunun qeyri-dövlət hissəsi üçün)

1

2

3

 

 

 

 

Fondun ilk daxil olma tarixi

Fond kartoçkasının yuxarı arxiv orqanına göndərilmə tarixi

Fondun olduğu yer

Fondun №-si

Fondun əvvəlki №-si

1

2

3

4

 

 

 

 

 

Siyahıya alınmamış sənədlərin uçotu

 

Qeyd tarixi

Daxil olub

Xaric olub

Sax/vah (iş, sənəd, vərəq) mövcudluğu

Akt

Sax/vah. (işlərin, sənədlərin, vərəqlərin) miqdarı

Əsas

Sax/vah. (işlərin, sənədlərin, vərəqlərin) miqdarı

Tarix

Sənədin adı

Tarix

1

2

3

4

5

6

7

8

9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Siyahıya alınmış sənədlərin uçotu

 

Qeyd tarixi

Daxil olub

Xaric olub

Sax/vah (iş, sənəd, vərəq) mövcudluğu

Siya-hının №-si

il

Siyahı-

nın adı yaxud annota-siya (sənədlə-rin qısa xarakte-ristikası)

Sax/vah. (iş)

Əsas

Sax/vah. (işlərin miqdarı)

 

 

 

 

 

Siya-hının №-si

Sənəd-in adı

Tarix

Həmin siyahı üzrə

Bütöv-lükdə fond üzrə

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fond vərəqinin forması

 


 

6 №-li Əlavə

 

 

TƏSDİQ EDİRƏM

(Struktur bölmənin rəhbəri)

İmza ________________Adı, soyadı

Tarix_____________________

 

 

_________________________________________________________________

(təşkilatın adı)

__________________________________________________________________________

(struktur bölmənin adı)

 

SİYAHI № ____

 

Sıra №-si

İşin indeksi

Saxlama vahidinin sərlövhəsi

İlk və son tarixlər

Vərəqlərin miqdarı

Saxlanma müddəti

Qeyd

1

2

3

4

5

6

7

                                Struktur bölmənin adı

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Siyahının bu bölməsinə ___ №-dən  ___ №-dək  _____________  iş daxil edilmişdir.

                                                                                                   (rəqəmlə və yazı ilə)

O cümlədən:

 

Liter nömrələr: ________________________________________________________

 

Buraxılmış nömrələr: ___________________________________________________

 

Siyahını tərtib edən şəxsin vəzifəsi, adı, soyadı, imzası                 

 

Tarix_____________

 

  

  “RAZILAŞDIRILİB”                  

Kargüzarlıq xidmətinin rəhbəri       

İmza                        Adı, soyadı       

Tarix

 

 

Struktur bölmənin daimi, uzun müddət (10 ildən artıq) saxlanılan və şəxsi heyətə aid işlərin siyahısının forması

 


 

7№-li Əlavə

 

 

 

Fond № ___________

Siyahı № __________

Daimi saxlanılan işlər

20 ___ -ci il üzrə

“TƏSDİQ EDİRƏM”

İdarənin adı______________

İdarənin rəhbərinin adı, soyadı

___________________İmzası

____________________Tarix

 

Sıra №-si

İşin kargüzarlıq indeksi

Saxlama vahidin sərlövhəsi

İlk və son tarixlər

Vərəqələrin miqdarı

Qeyd

1

2

3

4

5

6

                                       struktur bölmənin adı

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Siyahının bu bölməsinə ____№-dən  ____№-dək  ____________  iş daxil edilmişdir.

                                                                                              (rəqəmlə və yazı ilə)

O cümlədən:

 

Liter nömrələr: ___________________­­____________________________________

Buraxılmış nömrələr: __________________________________________________

 

Siyahını tərtib edən şəxsin vəzifəsi                                    İmza                   Adı, soyadı

 

Arxiv müdiri (arxivə cavabdeh şəxs)                                 İmza                   Adı, soyadı

 

Tarix

 

“TƏSDİQ EDİLİB”

Arxiv təşkilatı EYK-nın

______tarixli___№-li

iclas protokolu

“ RAZILAŞDIRILIB”

İdarənin MEK (EK)-in

_____tarixli ___ №-li

iclas protokolu

 

 

Daimi saxlanma müddətli və şəxsi heyətə aid işlərin siyahısının forması

 

 


 

8 №-li ƏLAVƏ

 

ARXİV SİYAHILARININ REYESTRİ

 

s/№

Fondun

№-si

 

 

Siyahının

№-si

Siyahının

adı

Siyahıdakı işlərin miqdarı

Ilk və son tarixlər

Siyahının

vərəqlərin miqdarı

Siyahının

nüsxələrin sayı

Qeyd

Daimi saxlanılan

Uzun müddət

saxlanılan

Şəxsi heyətə

aid

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Arxivdə cəmi___________________________________ siyahı, onlardan _______________daimi

                                      

saxlanılan işlərin , ________________ uzun müddət saxlanılan işlərin, __________________ şəxsi

 

heyətə aid   işlərin siyahısı mühafizə olunur.

 

              Siyahını tərtib edən şəxsin vəzifəsi, adı, soyadı, imzası                  

 

            Arxiv müdirinin (arxivə cavabdeh şəxs)  adı, soyadı, imzası                  

 

             Tarix_____________

 

 

Arxiv siyahılarının reyestrinin forması

 

 

 

 


9 №-li Əlavə

Kimə təqdim olunur _____________________________________________________

                                                                                      (adı və ünvanı)

Kim təqdim edir ________________________________________________________

                                                                                   (hesabat verən təşkilatın adı və ünvanı)

01 dekabr 20___ -ci il üçün idarə arxivində mühafizə olunan Milli arxiv fondu sənədlərinin vəziyyəti haqqında

MƏLUMAT

1. Ümumi məlumat

Sətir kodu

Fondların miqdarı

Sənədlərin mühafizəsi üçün otağın (mühafizəxananın) sahəsi (kv.m) və doluluq dərəcəsi (%)

Ştatlı arxiv işçilərinin sayı

Dövlət arxiv təşkilatı ilə razılaşdırılmış

Qeyd

İş nomenk-laturu

Kargüzarlıq üzrə təlimat

Arxiv haqqında əsasnamə

MEK (EK) haqqında əsasnamə

А

1

2

3

4

5

6

7

8

101

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Sənədlər haqqında məlumat

Göstəricilər

Sətir kodu

Saxlama vahidinin miqdarı

Cəmi

İlk və son tarixlər

Arxiv təşkilatının EYK-da təsdiq olunmuş siyahılara daxil edilənlər

Müəyyən olunmuş vaxtdan artıq mühafizə edilənlər

İl ərzində yaranan daimi saxlanma müddətli işlərin miqdarı

Cəmi

İlk və son tarixlər

İlk tarix

Son tarix

İlk tarix

Son tarix

А

B

1

2

3

4

5

6

7

8

Daimi saxlanma müddətli

201

 

 

 

 

 

 

 

 

Şəxsi heyət üzrə

202

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

"___"___________20____ il.

İdarənin rəhbəri                        ____________

                                                                                      (imza)

 

_______________________________________

İcraçının adı, soyadı, vəzifəsi və telefon nömrəsi

 

Sənədlərin saxlanılması üçün şərait :

- mühafizəxana: quru, rütubətli; işıqlı, qaranlıq.

- istilik sistemi: mərkəzi, soba.

- qəfəsələr: metal, taxta,uyğunlaşdırılmış.

- şkaf: metal, taxta.

- siqnalizasiya: yanğın əleyhinə.

- oxu zalı: var, yoxdur

- temperatur-rütubət rejiminə: əməl olunur, əməl olunmur.

Qeyd: uyğun gələnin altından xətt çəkmək

 

İdarə arxivində mühafizə olunan Milli arxiv fondu sənədlərinin vəziyyəti haqqında məlumatın forması (idarə arxivinin pasportu)

 

 

 


 

9A №-li  Əlavə

Kimə təqdim olunur _____________________________________________________

                                                                                              (adı və ünvanı)

Kim təqdim edir  ________________________________________________________

                                                                                   (hesabat verən təşkilatın adı və ünvanı)

01 dekabr 20___ -ci il üçün sahə dövlət arxiv fondunda mühafizə olunan Milli arxiv fondu sənədlərinin vəziyyəti haqqında

MƏLUMAT

1. Mühafizəxana haqqında məlumat

Sətir kodu

Mühafizəxanaların miqdarı

Mühafizəxananın sahəsi

Doluluq dərəcəsi   (%-lə)

 

Sətir kodu

Ştatlı işçilərin miqdarı

A

1

2

3

 

A

1101

 

 

 

 

 

301

 

 

2. Sənədlər haqqında məlumat

Göstəricilər

Sətir kodu

Saxlama vahidlərinin miqdarı

İlk və son tarixlər

Baza məlumatlarının sayı

Yazılmış informasiyanın həcmi (Mbayt)

Sənədlərin saxlanılması üçün şərait :

- mühafizəxana: quru, rütubətli; işıqlı, qaranlıq.

- istilik sistemi: mərkəzi, soba.

- qəfəsələr: metal, taxta, uyğunlaşdırılmış.

- şkaf: metal, taxta.

- siqnalzasiya: yanğın əleyhinə -var, yox mühafizə-var, yox

- oxu zalı: var, yoxdur

- temperatur-rütubət rejiminə: əməl olunur, əməl olunmur.

 

Qeyd: uyğun gələnin altından xətt çəkmək

əvvəlki

sonuncu

A

B

1

2

3

4

5

İdarəçilik sənədləri

 

 

 

 

 

 

Elmi-texniki sənədlər

 

 

 

 

 

 

Fotosənədlər

 

 

 

 

 

 

Maşınla oxunan daşıyıcılardakı sənədlər

 

 

 

 

 

 

Digər sənədlər

 

 

 

 

 

 

 

"___"___________20____ il.

 

İdarənin rəhbəri                        ____________                               Adı, soyadı

                                                                                             (imza)

__ İcraçının adı, soyadı, vəzifəsi və telefon nömrəsi _____________________________________

 

                        Sahə dövlət fondunda mühafizə olunan Milli arxiv fondu sənədlərinin vəziyyəti haqqında məlumatın forması (arxivin pasportu)

 

 


10 №-li Əlavə

 

“TƏSDİQ EDİRƏM”

İdarənin adı_____________________

İdarənin rəhbərinin adı, soyadı,

___________________ İmza

___________________ Tarix

Saxlanılmalı olmayan sənədlərin

məhv edilmək üçün ayrılması barədə         

                     AKT

      _______________№_________

                (tarix)

Əsas:  EK-nın yaradılması barədə _____ №-li _____________ tarixli əmr.

           EK-nın sədri  _________________________

           üzvləri        __________________________

Komissiya ___________________________________________________________ əsasən

                                             (saxlanma müddətləri müəyyənləşdirilərkən isinad edilmiş normativ hüquqi sənədlər)

_____________________________________________ ________________________   

                                                         (fondtəşkiledənin adı)

saxlanma müddətləri başa çatmış, elmi-tarixi dəyəri olmayan və əməli əhəmiyyətini itirmiş aşağıdakı sənədləri məhv etmək üçün ayırmışdır :

Sıra №-si

İşin nomenklatura üzrə indeksi yaxud siyahı  üzrə nömrəsi

Struktur bölmələrin(fəaliyyət sahələrin) və

işlərin adı

İlk və son tarixlər

İşlərin miqdarı

Saxlanma müddəti və normativ sənəd üzrə bəndin nömrəsi

Qeyd

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

    Cəmi _________________ -ci illərə aid  ________________________ iş məhv etmək üçün ayrılmışdır.

                            (işlərin ilk və son tarixləri)                                                         (işlərin miqdarı, rəqəmlə və yazı ilə)    

______________________________  “_________ - __________” -ci illərə aid  ____________ daimi saxlanma

                                       (idarənin adı)                                                                  (işlərin miqdarı)

müddətli işin _____________ siyahısı və  “_______ - ________” -ci illərə aid  ____________ şəxsi heyətə aid

                                           (siyahıların miqdarı)                                                       (işlərin miqdarı)

 işin ____________ siyahısı __________________  EYK-nın ____________ tarixli, __________ nömrəli iclas

                  (siyahıların miqdarı)                            (dövlət arxiv təşkilatının adı)                                       (protokolun tarixi)                       (protokolun №-si)   

 protokolu ilə təsdiq edilmişdir.

  

Sənədlər təftiş yoxlamasından keçirilib (keçirilməyib), maliyyə və hüquq orqanlarının iddiası yoxdur (var).

Ekspertiza aparmış komissya üzvlərinin

və aktı tərtib edən şəxsin vəzifəsi, adı, soyadı, imzası                        

 Tarix______________                                                                                                                                                                                                                 

 

 

“Razılaşdırılıb”

İdarənin MEK (EK)-in

______tarixli___№-li

iclas protokolu

“Təsdiq edilib”

Dövlət arxiv təşkilatı EYK-nın

______tarixli_____№-li iclas

protokolu

 

Saxlanılmalı olmayan sənədlərin məhv edilmək üçün ayrılması haqqında aktın forması

 

 


 

11 №-li Əlavə

 

“TƏSDİQ EDİRƏM”

İdarənin adı___________

İdarənin rəhbərinin soyadı, adı

_________________ İmza

________________________                                                          _________________ Tarix

            (tərtib edildiyi idarənin adı)

İŞLƏRİN NOMENKLATUR-SİYAHISI 

20 ___ -ci il üçün

İşlərin indeksi

Struktur bölmələrin adı və

işlərin sərlövhəsi

İşlərin miqdarı

Saxlanma müddəti və normativ sənəd üzrə bəndin nömrəsi

Qeyd

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

Təşkilatın kargüzarlıq xidmətinin rəhbərinin  adı, soyadı, imzası  

Tarix________________

Arxiv müdirinin (arxivə cavabdeh şəxsin) razılıq qeydi  

 

“RAZILAŞDIRILIB”

İdarənin MEK (EK)-in  ___tarixli

___ №-li iclas protokolu

“RAZILAŞDIRILIB”

Dövlət arxiv təşkilatı EYK-nın

____tarixli __ №-li iclas protokolu

 

İşlərin nomenklatur-siyahısının forması

 

______ -ci ildə idarədə açılmış işlərin növləri və miqdarı barədə yekun qeyd

Saxlanma müddətləri üzrə

Cəmi

O cümlədən

Növbəti ilə keçirilmişdir

EYK qeydi ilə

1

2

3

4

Daimi

 

 

 

Uzun müddət (10 ildən artıq)

 

 

 

Müvəqqəti (10 ildən az)

 

 

 

CƏMİ

 

 

 

İdarənin kargüzarlıq xidmətinin rəhbəri                                 İmza                     Adı, soyadı

Məlumatı vermiş şəxsin vəzifəsi                                           İmza                    Adı, soyadı

                                                                                              Tarix:

 

İşlərin nomenklatur-siyahısının yekun qeydinin forması

 


 

12 №-li Əlavə

 

__________ №-li saxlama vahidin təsdiqetmə vərəqi

 

Bu saxlama vahidinə __________________________ vərəq tikilmiş və nömrələnmişdir.

                                                    (rəqəmlə və yazı ilə)

 

O cümlədən:

 

Liter nömrələr _____________________________________________________________________

 

Buraxılmış nömrələr ________________________________________________________________

 

+ daxili siyahının vərəqələri __________________________________________________________

 

Saxlama vahidin tərtib olunması xüsusiyyətləri və fiziki vəziyyəti

Vərəqələrin nömrələri

1

2

 

 

 

 

 

 

Tərtib edən şəxsin vəzifəsi, adı, soyadı, imzası                 

 

          Tarix_______________

 

 

Saxlama vahidin təsdiqetmə vərəqinin forması

 

 


 

13 №-li Əlavə

 

SAXLAMA VAHİDİNİN  DAXİLİ SİYAHISI

 

Saxlama vahidinin nömrəsi _______________

 

Sıra №-si

Sənədin indeksi

Sənədin tarixi

Sənədin adı

Vərəqlərin nömrələri

Qeyd

1

2

3

4

5

6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Daxili siyahıya cəmi _________________________ sənəd daxil edilmişdir.

                                                (rəqəmlə və yazı ilə)

Daxili siyahı ______________________ vərəqdən ibarətdir.

                                (rəqəmlə və yazı ilə)

 

Tərtib etmiş şəxsin  vəzifəsi,   adı, soyadı, imzası                 

 

Tarix__________________

 

 

 

 

Daxili siyahının forması

 

 


 

14 №-li Əlavə

 

Dövlət arxivinin kodu _________

İdarənin kodu _________

 

 

 

Fond. № _________

 

Siy. №    _________

 

İş. №       _________

Bağ. №   _________

                                                                     (Dövlət arxiv təşkilatının  adı)

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_______________________

 (İdarənin və struktur bölmənin adı)

 

İŞ № _______ CİLD № _______

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

___________________________

 (işin sərlövhəsi)

___________________________________

(ilk və son tarixlər)

________ vərəq

Saxlanma müddəti ________________

 

Fond.№ _________

Siy. №  ________

İş №     ________

Bağ. № ________

 

Daimi və uzun müddət (10 ildən artıq) saxlanılan saxlama vahidlərinin

üz cildinin (titul vərəqinin) forması

 

 


 

15 №-li Əlavə

 

Bu siyahıya ______№-dən__________ №-dək _______________ saxlama vahidi daxil edilmişdir.

\                                                                                                                                   (rəqəmlə və yazı ilə)

 

O cümlədən:

 

Liter nömrələr ______________________________________________________________

 

Buraxılmış nömrələr _________________________________________________________

 

Siyahını tərtib edən şəxsin vəzifəsi, adı, soyadı, imzası

 

Tarix___________________

 

 

 

 

 

 

Siyahının yekun qeydinin forması

 

 


 

16 №-li Əlavə

 

 

____________________________________________________________________

(Dövlət arxiv təşkilatının adı)

____________________________________________________________________

 

____________________________________________________________________

(İdarənin adı)

 

 

__________________________________

Struktur bölmənin ad

 

 

 

Fond № __________

 

Siyahı № __________

 

____________________________________

(Siyahının adı)

 

 

 

 

 

 

________________________

                                                                                                                                                                                                                                          (İlk və son tarixlər)

 

 

 

 

Daimi saxlanma müddətli və şəxsi heyətə aid işlərin arxiv siyahısının

üz cildinin (titul vərəqinin) forması

 


 

17 №-li Əlavə

 

 

_______________________________

müraciəti icra edən idarənin adı

__________________________________________________

müraciət edən hüquqi və ya fiziki şəxsin adı, soyadı və ünvanı

_____________________________________________

 

                                                               ARXİV ARAYIŞI

 

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

 

        Əsas: f. №- ___, siy. №-___, sax/vah. №-___, vərəq №-___

 

 

Arayış ____________________________________təqdim etmək üçün verilir.

 

MY              İdarənin rəhbəri

İmza  

Adı, soyadı

 

 

 

        Arxiv müdiri (arxivə cavabdeh şəxs)

           Tarix

İmza

Adı, soyadı

 

 

 

Arxiv arayışının forması

____________________________________________________________________________________

 

 

 

 


 

18 №-li Əlavə

 

TƏSDİQ EDİRƏM

___________________________

(təhvil verən idarənin adı)

___________________________

(rəhbərin vəzifəsi soyadı, adı, imzası)

Tarix___________   MY

TƏSDİQ EDİRƏM

___________________________

(qəbul edən arxiv təşkilatının adı)

___________________________

(rəhbərin vəzifəsi, soyadı, adı, imzası)

Tarix___________      MY

 

Sənədlərin mühafizə üçün təhvil-qəbulu barədə

A K T

 

____________________    № _____

                                                                (tarix)

 

_________________________________________________________________________

(təhvil üçün əsas)

_________________________________________________________________________ 

(təhvil verən təşkilatın adı)

________________________________________________________________ təhvil verdi

(təhvil verilən fondun adı)

_______________________________________________________________________________________________________________

(təhvil alan təşkilatın adı)

həmin fondun sənədlərini və onlara aid elmi-məlumat aparatını qəbul etdi.

 

Sıra №-si

Siyahının adı və nömrəsi

Siyahının nüsxələrinin miqdarı

Saxlama vahidlərin miqdarı

Qeyd

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

Cəmi __________________ saxlama vahidi qəbul edilmişdir.

                    (rəqəmlə və yazı ilə)

Fonda __________ nömrəsi verilmişdir.

 

Təhvil verdi

Təhvil verən şəxsin vəzifəsi,  adı, soyadı, imzası

Tarix________________

Uçot sənədlərində dəyişiklik edilmişdir:

Cavabdeh şəxsin vəzifəsi, adı, soyadı, imzası     

Tarix_______________

Qəbul etdi

Qəbul edən şəxsin vəzifəsi, adı, soyadı, imzası

Tarix  __________

 

Sənədlərin dövlət mühafizəsinə təhvil-qəbulu barədə aktın forması